Wysłałeś klientowi PDF z faktury KSeF? Skarbówka może kazać ci zapłacić VAT drugi raz

Spółka chciała mieć swój wzór faktury, który odbiegał od tego stosowanego w KSeF

Pewna zagraniczna spółka wystąpiła o indywidualną interpretację podatkową, licząc na usankcjonowanie planowanego sposobu radzenia sobie z problemem udostępniania kontrahentom wizualizacji faktury wystawionej w KSeF. Nie ma się co dziwić. Niektórzy po prostu wolą fakturowanie „po staremu” albo unikają odbioru dokumentów w systemie.

Plan był bardzo prosty: wystawić fakturę w KSeF zgodnie z nowym obowiązkiem, a później przesłać wizualizację dokumentu kontrahentowi w formie pliku .pdf. Przy czym równocześnie spółka zaznaczyła, że taka wizualizacja może zawierać dodatkowe dane, których ustawa o VAT nie wymaga.

Na pierwszy rzut oka nie ma w tym nic złego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził jednak w interpretacji o sygnaturze nr 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST, że stanowisko spółki jest nieprawidłowe. Przestrzegł przy tym, że taka wizualizacja faktury wystawionej w KSeF może zostać uznana za osobny dokument ze wszystkimi tego konsekwencjami.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Obawy o to, czy taki dokument może zostać uznany za osobną fakturę, okazały się uzasadnione

Taka interpretacja może dziwić. Odnoszę jednak wrażenie, że pomysł spółki był z góry skazany na porażkę. Wszystko przez przemożną chęć rozbudowania treści pierwotnego dokumentu. Na uwagę zasługuje kilka fragmentów jej stanowiska:

Wizualizacja PDF może zawierać – oprócz danych obowiązkowych znajdujących się na fakturze ustrukturyzowanej – dodatkowe dane, które nie będą wpływać na klasyfikację przedmiotu transakcji. W szczególności nie będą to żadne z elementów, które określone są w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT.

Może być również tak, że faktura ustrukturyzowana zawiera informacje dodatkowe (niewymagane ustawą o VAT), których nie ma w Wizualizacji PDF. Przykładowo, na fakturze ustrukturyzowanej mogą być dodatkowo (czyli ponad to, co w Wizualizacji PDF) uzupełnione pola dotyczące obciążeń lub odliczeń i konsekwentnie wykazana odpowiednio większa lub mniejsza kwota do zapłaty, czyli kwota należności do zapłaty równa polu P_15 powiększonemu o obciążenia i pomniejszonemu o odliczenia. [...]

Ponadto, niektóre elementy Wizualizacji PDF mogą prezentować dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Niemniej będzie to wyłącznie sposób prezentacji danych, który nie wpływa na ich treść.

Po co ktoś miałby wychodzić poza treść faktury ustrukturyzowanej?

Jaki jest sens modyfikowania treści wizualizacji faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, którą można po prostu wygenerować za pomocą oficjalnej Aplikacji Podatnika? Trudno byłoby się takowego doszukać z punktu widzenia przepisów prawa podatkowego.

Obowiązujące obecnie przepisy ustawy o podatku od towarów i usług praktycznie wszystkie istotne konsekwencje wystawienia i dostarczenia faktury wiążą z KSeF. Jej wizualizacja nie jest osobnym dokumentem księgowym, dopóki ktoś nie próbuje modyfikować jej treści.

Być może spółka chciała zachować ten sam wzór faktury, który stosowała przez lata i do którego przyzwyczaili się jej klienci. KSeF mogła potraktować nie jako punkt wyjścia, ale jak zło konieczne wymagające absolutnego minimum interakcji. Tymczasem obowiązek korzystania z KSeF dotyczy już zdecydowanej większości polskich firm i nie da się go obejść kreatywnym kombinowaniem przy treści wizualizacji.

Skarbówka patrzy podejrzliwie na wszelkie odstępstwa

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraźnie przestrzegł w swojej odpowiedzi wnioskodawcę:

W przedmiotowej sprawie informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w swoim programie komercyjnym. Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA (3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany we wniosku przez podatnika.

Zatem w ww. sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zwierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy.

Przepis ten został przywołany nie bez powodu. W przypadku gdy firma wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Uznanie wizualizacji za osobny dokument oznacza więc konieczność zapłacenia państwu podwójnego podatku. Podwójne faktury to poważny problem, przed którym jakiś czas temu przestrzegałem na Bezprawniku.

Co dla przedsiębiorcy oznacza interpretacja Dyrektora KIS

Warto pamiętać, że respektowanie interpretacji podatkowych bywa wybiórcze – fiskus chętnie powołuje się na niekorzystne dla podatnika stanowiska Dyrektora KIS, a od tych korzystnych potrafi się odżegnywać. Tym bardziej nie warto na własne życzenie pakować się w sytuację, w której organ podatkowy ma gotowy przepis – właśnie art. 108 ustawy o VAT – żeby zażądać zapłaty drugi raz.

Do tego dochodzi pułapka terminów w KSeF. Jeżeli wizualizacja zostanie wysłana wcześniej niż faktura ustrukturyzowana trafi do systemu albo nabywca pobierze ją z KSeF z opóźnieniem, łatwo o rozbieżność dat – a właśnie takie rozjazdy najszybciej zwracają uwagę analityków skarbówki.

Najlepszym rozwiązaniem jest wysyłanie kontrahentom niezmodyfikowanej wizualizacji

Prawdę mówiąc, zachodzę w głowę, jak można sobie próbować skomplikować życie z tak trywialnego powodu. Żeby uniknąć zastosowania art. 108 ustawy o VAT, nikt nie może mieć wątpliwości, że mamy do czynienia z wizualizacją. Możemy to rozwiązać na dwa sposoby.

Prosty sposób sprowadza się do tego, że nie kombinujemy. Wysyłamy klientowi to, co wygeneruje nam Aplikacja Podatnika albo stosowany przez nas program księgowy. Żadnych dodatków, żadnych zmian. Załączamy plik do wiadomości bez jego modyfikowania albo próbowania dostosowania go do naszego starego szablonu. Oczywiście możemy najpierw sprawdzić, czy wszystko wygenerowało się poprawnie.

Jeżeli już koniecznie musimy coś zmieniać, to przynajmniej opatrzmy wizualizację właściwym dopiskiem

Drugi sposób również trudno byłoby określić mianem odkrywczego. Przez całe lata stosowaliśmy faktury proforma, które również nie stanowiły właściwego dokumentu księgowego. Wyróżniał je napis „proforma”. Tym razem możemy dodać napis „Wizualizacja faktury” i dopisek „Niniejsza wizualizacja ma charakter poglądowy i nie stanowi faktury w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT”. Jeżeli chcemy, możemy jeszcze pogrubić słowo „nie”.

W obydwu przypadkach nie ryzykujemy, że organy podatkowe uznają taką wizualizację za fakturę. Jeden nie wymaga od nas absolutnie niczego, drugi zaś jedynie minimum wysiłku. Nie ma więc sensu robić sobie kłopoty na własne życzenie – zwłaszcza że jedna kara za KSeF obowiązuje już teraz i grozi nawet kilkaset tysięcy złotych, a do tego doszłaby jeszcze zapłata VAT-u od „lewej” wizualizacji potraktowanej jak osobny dokument.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj