- Bezprawnik -
- Firma -
- Ministerstwo zmieniło zdanie w sprawie KSeF. Część firm niepotrzebnie poniosła dodatkowe koszty
Ministerstwo zmieniło zdanie w sprawie KSeF. Część firm niepotrzebnie poniosła dodatkowe koszty
Token miał zniknąć z Krajowego Systemu e-Faktur z końcem roku, a od stycznia zostawały już same certyfikaty. Ministerstwo Finansów zmieniło zdanie; uwierzytelnianie tokenem zostaje na stałe. Dla spółek to oszczędność ponad tysiąca złotych, bo droga do firmowego certyfikatu prowadzi przez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną.
Token miał zniknąć 1 stycznia. Podręcznik mówi dziś co innego
Już od 1 lutego 2026 r. firmy mogą posługiwać się równolegle tokenami i certyfikatami, a z dniem 1 stycznia 2027 r. w obiegu miały zostać wyłącznie te drugie. Zaktualizowany Podręcznik KSeF 2.0 zmienia ten plan — Ministerstwo Finansów zmieniło zdanie w sprawie KSeF i pisze w nim, że pod wpływem uwag rynku uwierzytelnianie tokenem ma zostać utrzymane bez terminu końcowego, a przepisy mają zostać do tego dopasowane.
Trzeba przyznać, że moment jest nietypowy, bo do pierwotnej daty granicznej pozostawało wtedy 115 dni; część firm zdążyła już przejść na certyfikaty — jak się okazuje, zupełnie niepotrzebnie, pod presją kalendarza.
Policzyliśmy, ile spółka płaci za wejście do KSeF certyfikatem
Największą różnicę widać u podatników, którzy osobami fizycznymi nie są. Certyfikat wystawiony na dane spółki wymaga wcześniejszego zalogowania się pieczęcią kwalifikowaną, a to koszt przekraczający tysiąc złotych, w dodatku rozłożony w czasie: pieczęć najpierw trzeba zamówić, potem odebrać i skonfigurować. Jak zauważa na łamach pit.pl Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w inFakcie, w firmach, w których pieczęć wcześniej do niczego nie była potrzebna, sam obowiązek jej kupienia bywał odbierany jako opłata za wstęp do systemu.
Pięć spółek to pięć pieczęci, a nie jedna
Warto zauważyć, że wydatek liczy się osobno dla każdego podmiotu, a nie dla grupy — w strukturze pięciu spółek same pieczęcie kosztują ponad 5 tys. zł, zanim ktokolwiek wystawi pierwszą fakturę. Token nie kosztuje nic, więc w wariancie tokenowym cała ta pozycja z budżetu wdrożenia znika. O tym, jak podpisać fakturę w KSeF, decyduje zresztą wybrana metoda uwierzytelnienia, a tylko część z nich wiąże się z realnym wydatkiem.
Certyfikat wpuszcza wszędzie. Token można przyciąć do jednej czynności
Tu zaczyna się część, o której mówi się najrzadziej. Certyfikat pełni jedną funkcję: potwierdza, kto się loguje. Po wejściu do systemu obowiązuje już całość uprawnień przypisanych jego właścicielowi, więc osoba dysponująca certyfikatem sięgnie po wszystko, do czego uprawniony jest dany podmiot. Przy tokenie uprawnienia określa się na etapie generowania i można je celowo ograniczyć — na przykład tylko do wystawiania dokumentów albo tylko do ich odbierania.
Tym samym narzędzie opisywane jako przejściowe daje większą kontrolę nad skutkami ewentualnego wycieku danych niż to, które miało być docelowe. Eksperci już wcześniej ostrzegali, że KSeF 2.0 ma poważną lukę bezpieczeństwa właśnie w konstrukcji certyfikatów. Tam, gdzie integracja z KSeF działa po stronie zewnętrznego systemu albo biura rachunkowego, różnica jest bardzo praktyczna — token ograniczony do pobierania faktur nie pozwoli nikomu wystawić dokumentu w imieniu spółki.
Certyfikatu i tak nie da się ominąć. Bez niego nie zadziała offline24
Utrzymanie tokenów nie odbiera certyfikatom racji bytu. Do oznaczania faktur kodem, który potwierdza tożsamość wystawiającego, wciąż potrzebny będzie certyfikat drugiego typu, a dotyczy to trybów szczególnych: offline24, trybu awarii oraz trybu niedostępności systemu. Bez niego fakturowanie poza systemem staje się ryzykowne, a w tle czekają kary za wystawianie faktur poza KSeF. W wielu firmach docelowy zestaw obejmie więc oba narzędzia — token do bieżącej integracji z programem księgowym lub systemem ERP i certyfikat na wypadek fakturowania poza systemem.
Podręcznik to jeszcze nie przepis. Do nowelizacji obowiązuje stara data
Cała zapowiedź opiera się jednak na razie na podręczniku MF. Rozporządzenie regulujące korzystanie z KSeF wciąż czeka na nowelizację, a w części wcześniej opublikowanych materiałów nadal figuruje zapowiedź wygaszenia tokenów z początkiem 2027 r. Tak właśnie wygląda od środka pułapka terminów w KSeF: data z rozporządzenia obowiązuje dalej, choć resort już jej nie broni. Podręczniki ministerstwa nie mają mocy wiążącej, więc na razie mowa o deklaracji, a nie o obowiązującym stanie prawnym.
To oznacza, że sama zapowiedź nie jest powodem, by wstrzymywać przygotowania do obsługi certyfikatów. Firmy w trakcie migracji lepiej zrobią, kończąc ją zgodnie z planem, skoro certyfikat przyda im się przy trybach szczególnych. Te, które jeszcze nie zaczęły, dostały to, czego przy tym wdrożeniu brakowało najbardziej — czas i prawo wyboru. Problem w tym, że o zmianie dowiadują się z podręcznika, a plan wdrożenia muszą układać na podstawie rozporządzenia, które mówi co innego.
zobacz więcej:
