Praca zdalna w czasie pandemii oznacza dla pracodawcy szereg obowiązków. O jakich kwestiach powinien pamiętać?

Praca zdalna - tak, ale tylko na czas określony

Po pierwsze, zgodnie z art. 3 obowiązującej ustawy o COVID-19 praca zdalna możliwa jest w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, a także przez 3 miesiące po ich odwołaniu. Jest to więc maksymalny termin, w którym może być wykonywana. Przepis nakłada jednak na pracodawcę także obowiązek sprecyzowania, jak długo pracownik ma pełnić swoje obowiązki poza biurem. Wspomniany art. 3 dopuszcza bowiem możliwość powierzenia pracy zdalnej tylko na czas oznaczony.

Sprzęt niezbędny do pracy niekoniecznie zapewni pracodawca

Oczywiście polecenie wykonywania pracy zdalnej znajdzie zastosowanie tylko, gdy pozwala na to dany rodzaj pracy. Pracownik musi też posiadać umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania obowiązków poza biurem. Co do zasady praca zdalna niesie za sobą pewne obowiązki dla pracodawcy związane dostarczeniem narzędzi i materiałów potrzebnych do jej wykonywania czy obsługą logistyczną .

Czy pracodawca musi zapewnić sprzęt do pracy zdalnej w każdym przypadku? Niekoniecznie. Pracownik może też korzystać z prywatnego sprzętu. Oczywiście pod warunkiem, że da się to pogodzić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych, tajemnicą przedsiębiorstwa, ochroną danych osobowych czy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Artykuł 671¹ Kodeksu pracy regulujący zatrudnienie w formie telepracy przewiduje, że jeśli pracownik korzysta z prywatnego sprzętu czy narzędzi, pracodawca powinien wypłacić mu odpowiedni ekwiwalent. W odniesieniu do pracy zdalnej uregulowanej przez ustawę o COVID-19 takiego ekwiwalentu jednak nie wprowadzono. Telepraca regulowana przez Kodeks pracy i praca zdalna to dwa pojęcia, których nie można traktować zamiennie.

Podobnie kwestia wygląda w przypadku opłat za internet czy energię elektryczną potrzebne do wykonywania pracy z domu. Tu też ustawodawca nie wprowadził obowiązku zapłaty ekwiwalentu. Choć pracodawcy raczej z tej możliwości nie będą chętnie korzystać, to nic nie stoi na przeszkodzie, by uregulowali wspomniane kwestie w sposób bardziej korzystny dla pracownika. Mogą zawrzeć umowę dotycząca warunków pracy zdalnej i tam określić warunki zwrotu kosztów za użycie prywatnego sprzętu, prąd czy internet.

Praca zdalna oznacza także konkretne obowiązki pracodawcy z zakresu BHP

Praca zdalna rodzi też obowiązki po stronie pracodawcy. Sam fakt wykonywania pracy poza biurem, nie zwalnia pracodawcy z konieczności zadbania o odpowiednie i bezpieczne warunki pracy. Tutaj powstają jednak pewne problemy dotyczące kontroli pracownika. Pracodawcy muszą w jakiś sposób upewnić się, że zatrudnione osoby rzeczywiście mają odpowiednie warunki do wykonywania pracy w domu.

Sprawa jest dosyć prosta, gdy kontrola pracy zdalnej została przewidziana w regulaminie pracy. Wtedy wystarczy postępować zgodnie z zamieszczonymi tam założeniami. Częściej jednak w regulaminie brak tego rodzaju zapisów. W takiej sytuacji na wykonanie kontroli potrzebna jest zgoda pracownika. Wizytę należy też zaplanować, a pracownika uprzedzić, kto, kiedy i w jakim celu zjawi się w jego domu.

Jeśli natomiast pracownik nie wyrazi zgody, pracodawca ma jeszcze drugą możliwość – kontrola w formie zdalnej. W tym celu może wykorzystać ankietę. Pracownik zaznaczy w niej odpowiednie informacje dotyczące chociażby ustawienia monitora, oświetlenia czy innych czynników mających wpływ na jego wydajność podczas pracy.

Warto sporządzić regulamin pracy zdalnej

W sytuacji, gdy pracodawca wprowadza pracę zdalną, powinien zastanowić się nad sporządzeniem odpowiedniego regulaminu. Jest to o tyle korzystne, że w takim dokumencie może uregulować wszystkie kwestie dotyczące zasad wykonywania pracy, ochrony danych osobowych czy przedsiębiorstwa, a także zwrotu ewentualnych kosztów.

W regulaminie pracy zdalnej mogą się więc znaleźć informacje dotyczące wspomnianych już kontroli BHP czy zasad zwrotu kosztów z prąd i internet. Pracodawca może też uregulować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ustalić sposób kontroli pracownika (na przykład zasady prowadzenia ewidencji godzin) czy określić, przy pomocy jakich narzędzi pracownik będzie wykonywać swoje obowiązki. Ta ostatnia kwestia jest na tyle istotna, że jeśli pracownik korzysta ze służbowego sprzętu, nie powinien w pracy używać sprzętu prywatnego. Jeśli natomiast w pracy zdalnej używa tylko prywatnego komputera, w regulaminie można wyraźnie wskazać, jaki zakres obowiązków wolno mu realizować przy jego wykorzystaniu.