Skarbówka nagra twoją rozmowę i sporządzi notatkę. Rząd szykuje zmiany w KAS

Skarbówka chce pamiętać każdą rozmowę. Co zakłada nowelizacja ustawy o KAS

3 listopada 2026 r. w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiła się informacja o projekcie nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej (UD498). Jednym z jego założeń jest wprowadzenie wyraźnej podstawy prawnej do nagrywania rozmów oraz sporządzania przez organy KAS notatek z kontaktów z osobami i podmiotami zainteresowanymi.

Nagrywanie rozmów na infolinii to nie nowość. Historia kontaktów już tak

Materiały te mają służyć tworzeniu historii kontaktów z podatnikami. Administracja argumentuje, że dzięki temu poprawi się jakość obsługi, przepływ informacji i efektywność pracy urzędników. Rejestrowanie rozmów przez KAS nie jest całkowitą nowością. Osoby dzwoniące na infolinię podatkową już obecnie są informowane o rejestrowaniu połączeń. Nowością ma być natomiast wyraźne uregulowanie tej kwestii w ustawie i stworzenie podstaw do szerszego dokumentowania kontaktów podatników z administracją.

Należy jednak obiektywnie stwierdzić, że pomimo atrakcyjnie brzmiącego uzasadnienia istnieje zasadnicza różnica pomiędzy nagrywaniem rozmów na infolinii a systematycznym tworzeniem historii kontaktów obywatela z urzędem, obejmującej również notatki sporządzane przez pracowników.

Odmiejscowiona obsługa podatnika. Koniec z przywiązaniem do jednego urzędu?

Nagrywanie rozmów to tylko jeden z elementów planowanych zmian. Rząd chce również rozszerzyć model tzw. odmiejscowionej obsługi podatników. W praktyce oznacza to odejście od sztywnego przypisania obsługi obywatela do konkretnego urzędu skarbowego.

Uprawniony pracownik KAS będzie mógł udostępniać określone dane i informacje niezależnie od terytorialnego zasięgu działania organu, w którym pracuje. Podatnik nie będzie więc musiał za każdym razem kontaktować się z urzędem właściwym dla swojego miejsca zamieszkania lub siedziby firmy, jeżeli jego sprawę będzie mógł obsłużyć pracownik innej jednostki.

Wspomniana propozycja może stać się kluczową zmianą w opisywanym projekcie. Dotychczas funkcjonujący model opiera się w dużej mierze na podziale terytorialnym, który nie zawsze odpowiada możliwościom współczesnych systemów informatycznych. Często też podlega słusznej krytyce ze strony obywateli, którzy muszą przekazywać te same dane do różnych organów administracji publicznej. Skoro urzędnicy korzystają z tych samych baz danych, nie ma konieczności, aby każda informacja musiała być udostępniana wyłącznie przez pracownika konkretnego urzędu.

Właściwość miejscowa urzędów skarbowych nie znika

Warto jednak poczynić istotne zastrzeżenie: nie oznacza to automatycznej likwidacji właściwości miejscowej organów podatkowych. Nadal będzie ona miała znaczenie przy prowadzeniu postępowań i załatwianiu spraw, w których przepisy przypisują kompetencje określonemu organowi. Zmiana dotyczy przede wszystkim obsługi i udostępniania informacji, a nie zniesienia wszystkich zasad właściwości urzędów.

Z perspektywy podatnika może to być bardzo korzystne rozwiązanie. Mniej przekierowań, krótsze oczekiwanie na informację i możliwość załatwienia prostszych spraw bez konieczności kontaktowania się z urzędem przypisanym do miejsca zamieszkania. Z drugiej strony oznacza to, że dostęp do informacji o podatniku będzie mogło uzyskiwać szersze grono uprawnionych pracowników KAS.

Nowe funkcje e-Urzędu Skarbowego, więcej pytań o bezpieczeństwo danych

Projekt przewiduje również rozwój zdalnych kanałów komunikacji z podatnikami oraz nowych funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego, w którym już dziś można m.in. sprawdzić zwrot podatku. Jedną z zapowiadanych zmian będzie możliwość dodawania kolejnych użytkowników konta i zarządzania ich uprawnieniami. Funkcja ta może niewątpliwie ułatwić życie szczególnie przedsiębiorcom, którzy powierzają obsługę podatkową księgowym, a także osobom korzystającym z pomocy pełnomocników lub członków rodziny. Nie trzeba będzie w każdej sytuacji samodzielnie zajmować się wszystkimi czynnościami na koncie.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów dostrzega zagrożenia związane z rozwojem zdalnej komunikacji. Chodzi przede wszystkim o ryzyko udostępnienia danych osobom nieuprawnionym oraz ujawnienia informacji objętych tajemnicą skarbową. Dlatego nowe rozwiązania mają zostać wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia i procedury identyfikacji rozmówców.

Nagranie rozmowy z urzędnikiem może pomóc również podatnikowi

Nie można odmówić planowanym zmianom niewątpliwych zalet. Każdy, kto próbował wyjaśnić bardziej skomplikowaną sprawę podatkową, wie, jak wygląda kontakt z administracją. Nierzadko trzeba kilka razy opowiadać o tym samym problemie, kontaktować się z różnymi pracownikami, wydziałami czy departamentami i ponownie przedstawiać okoliczności sprawy. Historia kontaktów może to zmienić. Nowy urzędnik będzie mógł sprawdzić, o czym wcześniej rozmawiano i jakie informacje przekazano.

Nagranie może też pomóc rozstrzygnąć spór o to, co faktycznie powiedział konsultant, czy podatnik otrzymał określoną informację i czy pracownik prawidłowo wyjaśnił procedurę. Warto przy tym pamiętać, że jeśli dzwonisz do urzędu, możesz nagrać rozmowę również na własny użytek. Zapewne jednym z powodów proponowanych zmian była także ochrona samych urzędników przed nieuzasadnionymi skargami. Zamiast opierać się wyłącznie na pamięci i relacjach obu stron, będzie można odtworzyć rzeczywisty przebieg rozmowy.

Informacja z infolinii to nie interpretacja indywidualna

Nie oznacza to jednak, że informacja udzielona telefonicznie staje się automatycznie wiążącą interpretacją przepisów podatkowych. Podatnik nadal musi odróżniać zwykłą poradę informacyjną od formalnej interpretacji indywidualnej, która zapewnia określoną ochronę prawną.

Kto będzie kontrolował historię kontaktów podatnika z KAS?

Najwięcej wątpliwości może budzić zakres gromadzonych informacji. Nagranie dokumentuje przebieg rozmowy, natomiast notatka jest już zapisem przygotowanym przez konkretnego pracownika. Może być skrótowa, niepełna albo stanowić subiektywną relację z przeprowadzonej rozmowy.

Jakie możliwości będzie miał podatnik, jeśli nie zgodzi się z jej treścią? Czy będzie mógł zażądać sprostowania albo dołączenia własnego stanowiska do historii kontaktów? Jak długo nagrania będą przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp?

Powyższych pytań nie można traktować jedynie jako drugorzędnych kwestii technicznych. Od uczciwej odpowiedzi na nie zależy, czy nowe rozwiązanie będzie rzeczywiście służyć obu stronom. Szczególnie że obywatel zawsze jest stroną słabszą w konfrontacji z administracją publiczną. Państwo powinno zagwarantować obywatelom możliwość sprawdzenia, jakie informacje na ich temat zostały utrwalone, oraz skutecznego reagowania na błędy.

Cyfryzacja skarbówki tak, ale z gwarancjami dla obywateli

Cyfryzacja administracji skarbowej może przynieść podatnikom realne korzyści. Mniej formalności, sprawniejsza obsługa i łatwiejszy dostęp do informacji to kierunek, który trudno krytykować. Nie powinien on jednak oznaczać ciągłego zwiększania możliwości gromadzenia danych przez państwo bez zapewnienia obywatelom odpowiednich praw. Tym bardziej że wszelkie nowe uprawnienia Krajowej Administracji Skarbowej budzą pytania o granice ingerencji w prywatność podatników. Na razie mówimy o założeniach projektu, a nie obowiązujących przepisach. Ostateczny kształt regulacji pokaże, czy KAS rzeczywiście stanie się bardziej dostępna i przyjazna dla podatników.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj