- Bezprawnik -
- Firma -
- Miałem kupić pieczęć za ponad tysiąc złotych. Ministerstwo w ostatniej chwili zmieniło zdanie
Miałem kupić pieczęć za ponad tysiąc złotych. Ministerstwo w ostatniej chwili zmieniło zdanie
Ministerstwo Finansów i Gospodarki opublikowało projekt, który ma uratować tokeny w Krajowym Systemie e-Faktur. Obecne przepisy pozwalają się nimi logować tylko do końca 2026 r., projekt przedłuża ich życie na kolejne lata. To dobra wiadomość, ale przyszła dwa miesiące przed terminem. Moim zdaniem znacznie więcej pracy przedsiębiorcom przysporzy coś innego, co od stycznia stanie się codziennością w każdej firmie płacącej faktury: numer KSeF w tytule przelewu.
Projekt rozporządzenia w sprawie KSeF trafił do konsultacji
Dokument pojawił się w Rządowym Procesie Legislacyjnym 27 października. To projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki zmieniającego rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, figurujący w wykazie prac resortu pod numerem 138/2026. Tego samego dnia ruszyły uzgodnienia, konsultacje publiczne i opiniowanie. Mówimy więc o projekcie, a nie o obowiązującym prawie. Do podpisu ministra i publikacji w Dzienniku Ustaw jeszcze trochę zostało, a zmiany mają działać od początku 2027 r.
Sprawa ma swoją historię. We wrześniu pisaliśmy, że ministerstwo zmieniło zdanie w sprawie KSeF i w zaktualizowanym podręczniku zostawiło tokeny bez daty końcowej. Podręcznik nie jest jednak źródłem prawa, a rozporządzenie z grudnia 2025 r. wciąż mówiło swoje. Teraz resort dopisuje do przepisów to, co wcześniej zapowiedział w broszurze.
Tokeny KSeF w 2027 roku zostają
Jak wynika z omówienia projektu opublikowanego przez Prawo.pl, tokeny mają pozostać metodą uwierzytelniania podatników także po 1 stycznia 2027 r. Projekt przewiduje przy tym odrębne zasady dla tokenów wygenerowanych od tego dnia, na co zwraca uwagę serwis LEX. Resort twierdzi, że rozwiązanie odpowiada oczekiwaniom rynku. Trudno się z tym spierać, skoro na tokenach opiera się wiele programów do fakturowania używanych w małych firmach.
Kto niepotrzebnie zapłacił za certyfikat
Gorzej mają ci, którzy uwierzyli w pierwotny harmonogram i przesiedli się na certyfikaty. Dla firmy oznaczało to często zakup kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, a to wydatek rzędu ponad tysiąca złotych na podmiot. Certyfikat nie będzie jednak bezużyteczny. Bez certyfikatu KSeF nie da się oznaczać faktur wystawianych w trybach offline, o czym przypominaliśmy, opisując, co robić, gdy KSeF nie działa. Mimo to jestem zdania, że państwo, które zmienia zasady na kwartał przed terminem, powinno najpierw zmienić rozporządzenie, a dopiero potem podręcznik. Tu było odwrotnie.
Certyfikat przypisany do jednego NIP
Druga zmiana dotyczy samych certyfikatów KSeF. Według Prawo.pl projekt pozwala wygenerować certyfikat działający tylko w kontekście jednego NIP. Na przykład firma X będzie mogła używać certyfikatu, który uwierzytelnia ją wyłącznie do działania za podatnika Y, przy czym nadal potrzebuje od Y odpowiednich uprawnień. To ukłon w stronę biur rachunkowych i grup spółek, które obsługują wielu kontrahentów i nie chcą trzymać jednego „klucza do wszystkiego”.
Numer KSeF w przelewie od 2027 roku to obowiązek z ustawy
Trzecia zmiana w projekcie wydaje się techniczna: nowe uprawnienie w KSeF, związane z obsługą identyfikatora zbiorczego płatności. W praktyce dotyka jednak najszerszej grupy przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2027 r. zaczyna działać nowe brzmienie art. 108g ustawy o VAT. Czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną, będzie musiał podać w tytule przelewu numer KSeF tej faktury. Jeśli opłaca kilka faktur jednym przelewem, wpisuje identyfikator zbiorczy wygenerowany przez system.
Ten obowiązek wynika wprost z ustawy i czekał tylko na swoją datę. Rozporządzenie ma jedynie ułożyć uprawnienia tak, żeby osoba odpowiedzialna w firmie za płatności mogła ten identyfikator w systemie uzyskać.
Kogo obowiązek nie dotyczy
Z omówień przepisu przygotowanych przez dostawców oprogramowania księgowego wynika, że obowiązek nie obejmuje płatności kartą, BLIK-iem i gotówką. Nie dotyczy też transakcji, w których jedna ze stron nie jest czynnym podatnikiem VAT, czyli między innymi sprzedaży konsumentom i firmom zwolnionym podmiotowo. Status sprawdza się na podstawie wykazu podatników VAT na dzień zapłaty, a więc tej samej bazy, której dotyczył spór o przelew na rachunek spoza białej listy VAT. Problem pojawia się przy fakturach, które numeru KSeF jeszcze nie mają, na przykład wystawionych offline. Tu przepisy przewidują rozwiązania szczególne, ale każda firma powinna je przećwiczyć z księgowością, zanim przyjdzie pierwszy taki przypadek.
Dlaczego to trudniejsze niż token
Logowanie tokenem konfiguruje się raz. Numer KSeF trzeba wpisać przy każdej płatności. W małej firmie przelewy często robi właściciel, z telefonu, na podstawie faktury w PDF otrzymanej mailem. Taki PDF nie zawsze ma na sobie numer nadany przez KSeF. Jeśli program księgowy nie łączy się z bankiem albo bank nie podpowiada numeru, zostaje ręczne kopiowanie długich ciągów znaków. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie to przepis na pomyłki. Na łamach Bezprawnika pojawiał się już postulat, by KSeF i biała lista wreszcie ze sobą rozmawiały. Numer KSeF w przelewie idzie w podobnym kierunku, tylko od strony fiskusa, bo pozwala połączyć konkretną fakturę z konkretną płatnością.
Co przedsiębiorca powinien zrobić przed 1 stycznia
Zmiany w tokenach oznaczają, że firmy pracujące na tokenach mogą odetchnąć i nie muszą w panice kupować pieczęci. Nie oznaczają, że można odłożyć temat KSeF do stycznia. Moim zdaniem lista zadań na listopad i grudzień wygląda tak:
- Sprawdzić u dostawcy programu do faktur, czy po 1 stycznia 2027 r. dalej obsługuje logowanie tokenem i czy będzie trzeba wygenerować nowy.
- Zapytać bank, czy przelew firmowy pozwoli wybrać fakturę z KSeF albo automatycznie wstawi jej numer.
- Ustalić, kto w firmie płaci faktury, i nadać mu w KSeF uprawnienia potrzebne do identyfikatora zbiorczego, gdy rozporządzenie wejdzie w życie.
- Uzgodnić z księgowością, jak opisywać płatności za faktury offline i za faktury, które numeru jeszcze nie dostały.
- Śledzić konsultacje, bo treść rozporządzenia może się jeszcze zmienić.
Na koniec rzecz najprostsza. Przedsiębiorcy, którzy faktury z KSeF ściągają tylko wtedy, gdy kontrahent upomni się o zapłatę, od stycznia będą mieli z tym większy kłopot. O tym, jak działa otrzymanie faktury w KSeF i dlaczego warto regularnie zaglądać do systemu, pisaliśmy w maju. Teraz bez tego nawyku trudno będzie nawet poprawnie zapłacić.
