Uniknięcie KSeF w działalności nierejestrowanej może być prostsze, niż myślisz. Pod pewnym warunkiem

Działalność nierejestrowana jako podatnik VAT – dlaczego KSeF w ogóle wchodzi w grę

Ten typ podatników powinien być wprost zwolniony z KSeF. Niestety tak nie jest.

Wiemy już, że dorabianie sobie na działalności nierejestrowanej teoretycznie wiąże się z koniecznością wypełniania tych samych obowiązków podatkowych, co w przypadku przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG.

Dzieje się tak dlatego, że ustawy podatkowe – w tym przede wszystkim ustawa o podatku VAT – stosują zupełnie inną definicję działalności gospodarczej niż ustawa Prawo przedsiębiorców. Podatnikiem są także osoby fizyczne, które wykonują taką działalność. Ustawa definiuje ją z kolei jako wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców.

SPRAWDŹ OFERTĘ

KSeF - mobilna pieczęć elektroniczna mSzafir

KIR

IDŹ DO STRONY

mSzafir - mobilny podpis kwalifikowany

KIR

IDŹ DO STRONY

Skoro jesteśmy pełnoprawnym podatnikiem, to musimy fakturować na tych samych zasadach co pozostali. Obecnie domyślnym sposobem wystawiania faktury w działalności nierejestrowanej jest KSeF.

Harmonogram wdrażania KSeF a podatnicy „wykluczeni cyfrowo"

Przez resztę roku prowadzący działalność nierejestrowaną nie muszą zaprzątać sobie zbytnio głowy KSeF.

Nie oznacza to jednak, że będziemy musieli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur już teraz. Podatnicy wykonujący działalność nierejestrowaną mają na razie kilka poziomów zabezpieczeń przed tym konkretnym obowiązkiem.

Najważniejszym z nich jest przyjęty harmonogram wdrażania KSeF. Przedsiębiorcy „wykluczeni cyfrowo" mają czas do 1 stycznia 2027 r. na przygotowanie się do wysyłania faktur w systemie. Co kryje się pod tym pojęciem? Łączna wartość sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie oraz maksymalna kwota pojedynczej faktury nieprzekraczająca 450 zł. Warto przy tej okazji śledzić, jak przebiega wdrożenie KSeF u pozostałych podatników.

Nowy limit przychodów działalności nierejestrowanej a próg dla „wykluczonych cyfrowo"

Działalność nierejestrowaną możemy prowadzić, jeśli nie przekraczamy bardziej restrykcyjnego limitu 225 proc. minimalnego wynagrodzenia na kwartał. Warto pamiętać, że nowy limit przychodów działalności nierejestrowanej jest liczony kwartalnie – w tym roku daje nam kwotę 10 813,50 zł brutto. Nie mamy więc szans zbliżyć się do limitu miesięcznej sprzedaży dla „wykluczonych cyfrowo". Wystarczy uważać, by nie sprzedać za dużo w pojedynczej transakcji.

Transakcje z konsumentami – KSeF praktycznie nie obowiązuje

Uniknięcie KSeF w działalności nierejestrowanej jest możliwe dzięki jeszcze jednemu wyjątkowi. Ustawodawca, tworząc nowe przepisy, musiał sobie jakoś poradzić z ważnym wyzwaniem.

Co do zasady podatnicy nie muszą wystawiać faktur konsumentom. Zazwyczaj nie są im do niczego potrzebne. Cały czas mogą jednak zażądać od nas wystawienia takiego dokumentu. Na szczęście możemy wówczas zastosować art. 106gb ust. 4 pkt 6:

W przypadku gdy:
[...]
6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

„Sposób z nim uzgodniony" w praktyce oznacza, że możemy się zdecydować na wystawienie faktury w KSeF, ale wcale nie musimy tego robić. W zupełności wystarczy zastosowanie papierowego dokumentu albo elektronicznego w formie pliku PDF załączonego do wiadomości e-mail.

Sprzedaż na rzecz firm – obowiązek fakturowania w KSeF od 2027 roku

Czy to oznacza, że zawsze będziemy mogli unikać wystawiania faktur w KSeF? Niekoniecznie. Może się bowiem okazać, że kupi coś od nas firma. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 musimy wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT.

Warto w tym momencie wspomnieć, że dokładnie taki sam obowiązek obejmuje także dostawę towarów albo świadczenie usług na rzecz osób prawnych niebędących podatnikami. W grę wchodzą na przykład wszelkiej maści fundacje albo stowarzyszenia.

Skoro zaś musimy wystawić takiemu nabywcy fakturę i nie możemy skorzystać ze specjalnego zwolnienia dla transakcji B2C, to od 1 stycznia 2027 r. będziemy musieli robić to za pomocą KSeF. Warto mieć to na uwadze, rozważając sens działalności nierejestrowanej w kontekście rosnących obowiązków.

Odbiór faktur w KSeF a brak numeru NIP w działalności nierejestrowanej

Konieczność korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez osoby wykonujące działalność nierejestrowaną istnieje już teraz. Nie dotyczy wystawiania faktur, ale ich odbioru.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy powinni być gotowi na odbieranie faktur w KSeF. W przypadku działalności nierejestrowanej mamy jednak do czynienia z pewnym problemem.

Działalność nierejestrowa a NIP – co, gdy posługujemy się tylko numerem PESEL?

Teoretycznie możemy nie posiadać numeru NIP. Zazwyczaj naszym identyfikatorem podatkowym będzie numer PESEL. Temat działalności nierejestrowej a NIP budzi wiele wątpliwości. Co w takiej sytuacji? Przywołany już art. 106gb ust. 4 zawiera rozwiązanie w punkcie 5:

W przypadku gdy:
[...]
5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
[...]
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Tym razem to nasz kontrahent może się zgodzić na wystawienie nam faktury poza KSeF. Brak numeru NIP jest wyraźną przesłanką pozwalającą na rezygnację z formy faktury ustrukturyzowanej.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj