- Bezprawnik -
- Firma -
- Koniec faktur z kasy fiskalnej to kolejny koszt dla mikrofirm. Dobre sobie z tym "porządkiem"
Koniec faktur z kasy fiskalnej to kolejny koszt dla mikrofirm. Dobre sobie z tym "porządkiem"
Osiedlowy sklep, zakład fryzjerski czy bar z obiadami, który dziś na prośbę klienta z firmą wybija fakturę prosto z kasy, za niecałe dwa miesiące straci tę możliwość. Przepis przejściowy ustawy o VAT, który na to pozwala, wygasa 31 grudnia 2026 r., a Ministerstwo Finansów i Gospodarki szykuje zmianę rozporządzenia, która wyczyści kasy rejestrujące ze wszystkiego, co ma związek z fakturami. Od 1 stycznia 2027 r. kasa ma służyć już tylko do paragonów.
Faktura z kasy fiskalnej była dla drobnego handlu najwygodniejszym rozwiązaniem, jakie istniało. Klient podawał NIP, sprzedawca wciskał kilka klawiszy i po sprawie, bez osobnego programu i drugiego urządzenia przy ladzie.
Faktura z kasy fiskalnej tylko do końca 2026 roku
Zgodnie z art. 145n ustawy o VAT w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. podatnicy objęci obowiązkiem KSeF mogą jeszcze wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne przy zastosowaniu kas rejestrujących, a także paragony uznane za faktury, czyli paragony z NIP nabywcy do 450 zł. Te dokumenty nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo potwierdza tę datę także w odpowiedziach na pytania podatników w serwisie ksef.podatki.gov.pl: wystawianie faktur przez kasy jest możliwe do końca 2026 r.
Koniec faktur z kasy wynika więc wprost z ustawy. Rozporządzenie ma tylko dostosować do tego techniczne przepisy o kasach.
Projekt rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących: na jakim jest etapie
Projekt nowelizacji nosi datę 18 czerwca 2026 r. i trafił na stronę Rządowego Centrum Legislacji pod numerem 12411852. Przeszedł konsultacje, w których uwagi zgłaszali m.in. producenci kas. Nie znalazłem informacji, by rozporządzenie zostało już podpisane i ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Ma wejść w życie 1 stycznia 2027 r., bez okresu przejściowego.
Kasa rejestrująca tylko do paragonów: co dokładnie się zmienia
Z rozporządzenia znikają pojęcia „faktura” i „faktura anulowana”, a z raportów fiskalnych i załączników pola z liczbą i wartością faktur. Do przepisów o obowiązku wydania paragonu trafia wprost zapis, że w kasie nie można wystawić faktury zamiast paragonu fiskalnego. Resort tłumaczy w uzasadnieniu, że „Kasy rejestrujące będą służyć wyłącznie do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów fiskalnych”, a faktury mają powstawać co do zasady w KSeF. Pada tam też argument, że „Utrzymywanie dotychczasowej regulacji prowadziłoby do powielania funkcjonalności systemów”.
Sam obowiązek wydawania paragonu się nie zmienia. Nie zmieniają się też zasady, kto w ogóle musi mieć kasę, a zwolnienia z kasy fiskalnej reguluje osobne rozporządzenie.
Raport przy likwidacji firmy i numer KSeF na dokumencie zakupu kasy
Przy zakończeniu działalności raport fiskalny rozliczeniowy ma być składany elektronicznie naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 5 dni od sporządzenia protokołu, razem z wnioskiem o wyrejestrowanie kasy. Dokumenty zakupu kasy mają być identyfikowane numerem faktury w KSeF, a przy fakturach spoza systemu numerem z ewidencji księgowej.
Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uproszczoną
Dla sklepów i gastronomii to chyba bardziej dotkliwe niż sam koniec drukowania faktur. Do końca 2026 r. paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł jest fakturą uproszczoną i nie musi trafiać do KSeF, co ministerstwo również potwierdza w swoich odpowiedziach. To zwolnienie wygasa razem z art. 145n. Od stycznia, jak zgodnie wskazują eksperci podatkowi i firmy księgowe, sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy trzeba będzie udokumentować fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, a paragon z NIP będzie już tylko potwierdzeniem transakcji. Szerzej o tym, jak będzie wyglądał KSeF w 2027 i co oznacza dla faktur uproszczonych, pisaliśmy kilka dni temu.
Jedna rzecz pozostaje bez zmian i warto o niej pamiętać przy kasie: zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT fakturę do paragonu dla firmy można wystawić tylko wtedy, gdy na paragonie jest jej NIP. Jeśli klient poda numer dopiero po wydrukowaniu paragonu, faktury do takiej sprzedaży wystawić nie można. Czym formalnie różnią się poszczególne dokumenty oraz co jest fakturą VAT, a co nią nie jest, wyjaśnialiśmy w osobnym tekście.
Co mały sklep, warsztat i gastronomia muszą zrobić przed 1 stycznia
Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmuje także najmniejszych podatników. Ministerstwo wyjaśnia to w serwisie KSeF na przykładzie kwiaciarki, która wystawia kilka faktur miesięcznie: limit 10 tys. zł sprzedaży fakturowanej poza systemem działa tylko do końca 2026 r. O tym, jak wygląda KSeF dla najmniejszych firm, pisaliśmy niedawno.
W praktyce lokal, który wystawiał faktury z kasy, potrzebuje od stycznia programu zintegrowanego z KSeF albo bezpłatnych narzędzi resortu: Aplikacji Podatnika KSeF, aplikacji mobilnej KSeF lub e-mikrofirmy. Trzeba też uporządkować uprawnienia, jeśli faktury mają wystawiać pracownicy, a nie tylko właściciel. To wszystko lepiej przetestować w grudniu niż w pierwszym tygodniu stycznia, przy kolejce klientów.
Kasa z funkcją faktury: aktualizacja i kontakt z serwisem
Kasy z funkcją fakturowania będą wymagały zmian w oprogramowaniu. Producenci, cytowani przez media branżowe, mówią o ponownej certyfikacji wielu modeli w Głównym Urzędzie Miar i szkoleniu serwisantów (to głos firm, które na zmianach także zarabiają). Warto już teraz zapytać serwis, kiedy kasa zostanie zaktualizowana i ile to będzie kosztować.
Kary za KSeF dopiero w 2028 roku? To na razie projekt
Projekt nowelizacji (UD477) przesuwa kary z art. 106ni ustawy o VAT na 1 stycznia 2028 r. To wciąż projekt, a resort zapowiada, że w 2027 r. omijanie KSeF nie zostanie bez reakcji skarbówki. Liczenie na rok bez konsekwencji uważam za ryzykowne.
Moim zdaniem: porządek w systemie, dodatkowa robota dla mikrofirm
Logikę zmiany rozumiem. Jeśli wszystkie faktury mają przechodzić przez KSeF, kasa wystawiająca równolegle własne faktury jest przeżytkiem i źródłem bałaganu w raportach.
Z perspektywy małego baru czy warsztatu wygląda to jednak inaczej. Dotąd przy ladzie wystarczało jedno urządzenie, od stycznia potrzebne będą dwa: kasa do paragonu i telefon albo komputer do faktury. Darmowe narzędzia ministerstwa są, ale trudno je uznać za wygodne przy obsłudze klienta w kolejce. Podejrzewam, że wiele lokali przestanie wystawiać faktury od ręki i zacznie wysyłać je później mailem, co dla klientów biznesowych będzie mniej wygodne.
Najbardziej irytuje mnie jednak kalendarz. Ustawa przesądziła o końcu faktur z kasy dawno temu, a rozporządzenia z technicznymi szczegółami, z tego co udało mi się ustalić, wciąż nie ogłoszono, choć do planowanego wejścia w życie zostało osiem tygodni. Przedsiębiorcy i serwisy kas znów mają dostosowywać się w ostatniej chwili.
zobacz więcej:
