Najprzyjemniejszym elementem chorowania jest odpoczywanie w domu na zwolnieniu lekarskim. Popularne L4 jest zdecydowanie najczęstszą przyczyną nieobecności pracowników w pracy. Od stycznia 2016 w tym zakresie zaszły duże zmiany. Jak doręczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie?
Duża nowelizacja przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wprowadziła tak zwane elektroniczne zwolnienia lekarskie, modnie zwane e-zwolnieniami. Dla pracownika to przede wszystkim ułatwienie.
Ile mam czasu żeby dostarczyć zwolnienie lekarskie do pracy?
Do tej pory obowiązywał siedmiodniowy termin na dostarczenie zwolnienia do pracy. Termin ten był liczony od dnia otrzymania dokumentu. Było to dość uciążliwe rozwiązanie, bo często wiązało się z angażowaniem członka rodziny bądź znajomego w rolę kuriera. Niedostarczenie zwolnienia na czas wiązało się z konsekwencjami finansowymi w postaci obniżonego zasiłku. Jak to wygląda obecnie?
E-zwolnienie lekarskie
Od 1 stycznia 2016 zwolnienia lekarskie wystawiane są w systemie informatycznym ZUS – Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Podczas wizyty w gabinecie lekarskim, lekarz który wystawia zwolnienie lekarskie wprowadza wymagane dane do tego systemu. Zwolnienie dostarczane jest do ZUS automatycznie. Pracodawca jednocześnie dostaje takie zwolnienie lekarskie do wiadomości, za pośrednictwem tego systemu. Na marginesie – w kopii wysłanej do szefa nie umieszcza się kodu choroby.
E-zwolnienie lekarskie – system informatyczny
Wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich nałożyło na pracodawców obowiązek utworzenia konta w systemie PUE ZUS. W ten sposób będzie zawiadomiony o każdym zwolnieniu lekarskim wystawionym jego pracownikowi. Z tego obowiązku zwolnieni są pracodawcy zatrudniający mniej niż 5 osób. Założenie konta jest całkowicie bezpłatne.
W ten sposób obowiązek dostarczenia zwolnienia lekarskiego został przeniesiony z pracownika na lekarza. To właśnie lekarz, wystawiając druk musi dostarczyć go do ZUS. Dokona tego wysyłając dokument na skrzynkę podawczą PUE. Powinien to zrobić tego samego dnia, a jeśli nie będzie to możliwe z jakichś przyczyn – niezwłocznie po ustaniu przeszkody. Całą robotę robi za nas lekarz. Pracownik nie ma już obowiązku dostarczania zwolnienia lekarskiego do zakładu pracy.
Pracodawca ma obowiązek pisemnie poinformować swoich pracowników o założeniu konta w systemie PUE. Wynika to z faktu, że brak konta w systemie powoduje, że pracownik musi prosić o wydruk zwolnienia lekarskiego podczas wizyty lekarskiej i w takiej formie doręczyć je pracodawcy.
Dostarczenie L4 do zakładu pracy
Technika techniką, a rzeczywistość jest brutalna. Czy w dalszym ciągu funkcjonują tradycyjne, papierowe zwolnienia lekarskie? Tak. Do końca 2017 roku obowiązuje tak zwany okres przejściowy, kiedy dotychczasowe rozwiązania w dalszym ciągu mogą być stosowane. Co to oznacza?
Lekarz w dalszym ciągu może wystawić L4 w formie pisemnej. Może to mieć miejsce w dwóch przypadkach:
- pracodawca nie założył konta w systemie PUE (lekarz zobaczy taką informację w systemie)
- na prośbę pracownika
Art. 55a ust. 6 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego
Na żądanie ubezpieczonego oraz w przypadku gdy z informacji udostępnionych na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie wynika, że płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego płatnika składek, o którym mowa w art. 58 ust. 1, wystawiający zaświadczenie lekarskie przekazuje ubezpieczonemu wydruk wystawionego zaświadczenia lekarskiego z systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, zawierający dane i informacje, o których mowa w art. 55 ust. 3 pkt 1-8 i 10, opatrzony jego podpisem i pieczątką.
Zwolnienie lekarskie w takim wypadku ma formę wydruku z systemu lekarza i musi być opatrzone jego pieczątką i podpisem. Co musimy z takim zwolnieniem zrobić? Niezwłocznie dostarczyć pracodawcy. Ten niezwłocznie musi przekazać je do ZUS wskazując datę jego otrzymania od pracownika.
Art. 62 Ubezpieczony, o którym mowa w art. 61 ust. 1 pkt 2 lit. a, który został poinformowany, w formie pisemnej, o obowiązku dostarczania płatnikowi składek wydruku zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55a ust. 6, albo zaświadczenia lekarskiego, o którym mowa w art. 55a ust. 7, dostarcza odpowiednio wydruk zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek, który przekazuje je niezwłocznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, podając datę dostarczenia odpowiednio wydruku zaświadczenia lekarskiego albo zaświadczenia lekarskiego przez ubezpieczonego.
Warto wskazać, że przepis nakładający sankcje na pracownika za nieterminowe dostarczenie zwolnienia lekarskiego do pracy został uchylony.
Elektroniczne zwolnienia lekarskie ma być jak wszystko z przedrostkiem „e-„. Szybkie, tanie, innowacyjne i po prostu lepsze. Pracownik nie będzie musiał się głowić jak szybko dostarczyć L4 do pracodawcy, a ZUS przewiduje znaczne ukrócenie procederu wystawiania fałszywych zwolnień. Od 2018 roku wszystkie zwolnienia lekarskie mają być wydawane w formie elektronicznej. Forma papierowa ma być zarezerwowana wyłącznie do sytuacji awaryjnych.
