13 tys. kanapek w miesiąc to zdaniem fiskusa uzasadniony wydatek. I można go wliczyć w koszty

Kanapka jako benefit, a nie jako reprezentacja — na czym polega różnica?

Spółka, która wystąpiła o interpretację, obsługuje klientów zewnętrznych i mierzy się z tym, z czym mierzy się dziś sporo firm — brakiem rąk do pracy. Rozwiązaniem miał być prosty dodatek, czyli kanapki wykładane w pomieszczeniach socjalnych, dostępne dla każdego z pracowników, także tych przysłanych przez agencję pracy tymczasowej. Bez limitów, bez podpisywania listy, bez rozliczania porcji. W jednym z opisanych miesięcy zakup zamknął się liczbą 13 105 kanapek.

Pracodawca argumentował, że taki benefit poprawia samopoczucie zespołu, przywiązuje ludzi do firmy i — co w jego branży kluczowe — zatrzymuje pracowników sezonowych, którzy latem chętnie odchodzą do innych zajęć. I właśnie ten wątek okazał się decydujący. Trzeba przyznać, że gdyby fiskus potraktował kanapki jako koszt reprezentacji, sprawa byłaby przegrana — art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wprost wyłącza z kosztów wydatki na żywność ponoszone w celach reprezentacyjnych.

KIS uznała jednak, że reprezentacja to działanie skierowane na zewnątrz — do kontrahentów, potencjalnych klientów, osób, wobec których firma buduje swój wizerunek. Poczęstunek dla własnej załogi w trakcie pracy do tej kategorii nie należy. To — jak to ujęto — zwykły koszt pracowniczy, zbliżony w swej naturze do innych świadczeń na rzecz zatrudnionych. W praktyce oznacza to, że koszt benefitów pracowniczych niemal automatycznie mieści się w definicji kosztu podatkowego, bo służy zabezpieczeniu źródła przychodów, jakim jest sam zespół.

Co to znaczy w praktyce?

Dla przedsiębiorcy oznacza to konkretną korzyść. Jeżeli firma stawia w kuchni czy pokoju socjalnym jedzenie dla pracowników i dokumentuje to fakturą, całą kwotę może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu — a więc realnie obniżyć podstawę opodatkowania.

Nie jest to zresztą pierwszy taki przypadek: zakup napojów dla pracowników od dawna traktowany jest jako wydatek firmowy, podobnie jak inne drobne poczęstunki wykładane w firmowej kuchni. Przy 13 tys. kanapek miesięcznie mówimy o wydatku rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie, który w całości pomniejsza dochód do opodatkowania. Co istotne, organ nie zakwestionował braku ewidencji — argument o kilku lokalizacjach i tysiącach porcji miesięcznie uznał za wystarczające wyjaśnienie.

Gdzie przebiega granica? Jedzenie a koszty uzyskania przychodu

Kanapki to tylko wycinek szerszego zagadnienia, jakim jest jedzenie a koszty uzyskania przychodu. Najważniejsze pozostaje rozróżnienie, czy posiłek trafia do własnej załogi, czy do kontrahenta — bo dopiero to drugie fiskus skłonny jest traktować jako reprezentację wyłączoną z kosztów. Ta sama logika sprawia, że pracodawcy odliczają dziś nawet pączki dla pracowników w Tłusty Czwartek, o ile nie są one częścią firmowej wystawności skierowanej na zewnątrz.

Przedsiębiorca musi jednak liczyć się z tym, że VAT-u nie odliczy

Warto jednak zaznaczyć, że sprawa ma drugą, mniej wygodną stronę. W odrębnym rozstrzygnięciu dotyczącym VAT (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.805.2023.2.KO) ten sam organ uznał, że od kanapek wydawanych pracownikom w czasie pracy firmie nie przysługuje odliczenie podatku naliczonego. Fiskus daje więc jedną ręką, a drugą zabiera — pełne odliczenie VAT tu nie wchodzi w grę.

To stanowisko wpisuje się w szerszą linię, zgodnie z którą jedzenie dla pracowników a podatek rządzi się innymi regułami, gdy poczęstunek wynika z woli pracodawcy, a nie z obowiązku nałożonego przepisami. Jest jednak pewna rekompensata: skoro VAT-u odliczyć się nie da, ten nieodliczony podatek również można ująć w kosztach uzyskania przychodu. W praktyce w koszty trafia kwota brutto zakupu.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj