Firmy masowo kupują wodę bez kaucji. Moim zdaniem zupełnie niepotrzebnie

Wewnętrzna zbiórka butelek to jeden z powodów, przez które firmy unikają kaucji jak ognia

Przyznam się wam, że do niedawna nie zdawałem sobie sprawy z tego, jak prężnym biznesem jest hurtowa sprzedaż wody mineralnej w opakowaniach bez kaucji. Na dobrą sprawę powinienem to przewidzieć. W końcu pracodawcy mają obowiązek zapewniania wody pitnej, a czasem nawet gorących lub zimnych napojów dla pracowników. Są wśród nich przedsiębiorcy oraz różne instytucje państwowe.

Dlaczego firmom miałoby zależeć na kupowaniu wody bez kaucji? Można wskazać dwie kluczowe przyczyny. Pierwszą jest cała logistyka związana z odbiorem opakowań od pracowników i odzyskiwaniem pieniędzy za kaucję.

Nie da się przy tym ukryć, że pracownicy mogą nie chcieć współpracować ze swoim szefem. Czasem odruchowo zgniotą butelkę, bo im przecież jakoś szczególnie na niej nie zależy. Niekiedy jest zupełnie na odwrót – zależy im tak bardzo, że wezmą ją ze sobą do domu i sami odzyskają kaucję.

Nawet jeśli pominiemy tego typu problemy, to pozostaje jeszcze konieczność składowania nierzadko dużej ilości odpadów przez jakiś czas oraz ich hurtowego zwrotu do sprzedawcy. W najlepszym wypadku musimy kogoś posłać do butelkomatu z mnóstwem śmieci. Po co się męczyć, skoro można kupić wodę bez kaucji, która na razie pozostaje bardzo tania?

Kaucja za butelki zazwyczaj jest całkowicie neutralna podatkowo

Drugi powód niechęci przedsiębiorców do bliższego kontaktu z systemem kaucyjnym wynika z niepewności co do podatkowego aspektu samej kaucji. Czy możemy ją uwzględnić w firmowych kosztach uzyskania przychodu? Czy wpływa jakoś na nasz naliczony podatek VAT? Czy musimy ją uwzględniać w fakturach wystawianych w KSeF?

Akurat w tym przypadku nie musimy się zbytnio przejmować, ponieważ relacje pomiędzy kaucją za butelki i przepisami podatkowymi są zaskakująco proste. Jakby tego było mało, prostota występuje w obydwu skrajnych scenariuszach.

Interpretacja dyrektora KIS o kaucji jako koszcie uzyskania przychodu

Podstawowe zasady rozliczania – czy może raczej nierozliczania – kaucji zwrotnej znajdziemy w interpretacji podatkowej o sygnaturze 0111-KDIB1-3.4010.143.2026.1.JG. Wnioskująca instytucja samorządowa pytała o to, kiedy kaucja za butelki może stanowić koszt uzyskania przychodu. Przedstawiła następujące stanowisko, które Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe:

Kaucja za opakowania objęte systemem kaucyjnym nie stanowi kosztu uzyskania przychodu w momencie jej zapłaty, ponieważ ma charakter zwrotny i nie jest definitywnym wydatkiem. Sytuacja zmienia się w momencie, gdy zwrot opakowania staje się niemożliwy, a kaucja traci swój zwrotny charakter. Jeżeli do braku zwrotu dochodzi z przyczyn obiektywnych i typowych dla prowadzonej działalności (np. butelka została zniszczona i wyrzucona przez uczestnika zawodów sportowych lub pracownika, zużyta podczas spotkania biznesowego lub zabrana i zgnieciona przez kontrahenta), wówczas kaucja może stać się wydatkiem definitywnym. Taki wydatek może być, naszym zdaniem, zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jako koszt poniesiony w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, organizacji pracy oraz relacji biznesowych.

Kaucja za butelki a podatek VAT. Tu nie ma nawet żadnego „ale”

Kaucja za butelki została skonstruowana w taki sposób, by być całkowicie neutralna podatkowo. Jeżeli działa tak, jak należy, to nie wpływa na firmowe koszty uzyskania przychodu. Jeżeli jednak nie jesteśmy w stanie zwrócić danego opakowania – bo pracownik je sobie wziął albo je zgniótł – to tracimy prawo do odzyskania tych pieniędzy. Tym samym stają się one naszym kosztem podatkowym.

Co z VAT od kaucji na butelki? Nic. Jeśli nie jesteśmy tzw. podmiotem wprowadzającym albo podmiotem reprezentującym, to kaucja nie ma żadnego wpływu na nasze rozliczenia związane z podatkiem od towarów i usług.

Nie stanowi ona nawet części składowej ceny. Właśnie dlatego sieci handlowe uwzględniają kaucję za butelki w niefiskalnej części paragonów. Nieco to rozmywa czytelność takich dokumentów, ale to jedyny poprawny sposób na jej prezentację. Z tego samego powodu kaucja za butelki w KSeF nie powinna się pojawiać na wystawianych przez nas fakturach.

Kaucja może stanowić firmowy koszt uzyskania przychodu, jeśli nam definitywnie przepadła

Neutralny podatkowo charakter kaucji zwrotnej za butelki ma także znaczenie czysto praktyczne. Nie musimy się silić na kosztowne i skomplikowane rozwiązania logistyczne w firmie, jeśli możemy uzyskać pożądany rezultat poprzez przerzucenie problemu na pracowników.

Zdaję sobie sprawę, że takie sformułowanie brzmi źle, ale akurat w tym przypadku zadowolone powinny być obie strony. Otóż co do zasady będzie nam zależało na możliwości zaliczenia kaucji do kosztów uzyskania przychodu, skoro już i tak zapłaciliśmy ją przy zakupie wody mineralnej. Jeżeli jednak przekażemy butelkę pracownikowi na własność, to zarazem przekazujemy mu prawo do odzyskania kaucji zwrotnej. Warto dodać: prawo, a nie obowiązek.

Nasz pracownik może ją wyrzucić, zgnieść albo oddać w sklepie i odzyskać pieniądze dla siebie. To już nie nasza sprawa. My wrzucamy kaucję do kosztów uzyskania przychodu i wychodzimy na swoje.

Kaucja przy spotkaniach z klientami i firmowych eventach

Identyczną zasadę możemy zastosować w przypadku każdego zakupu napojów w opakowaniach kaucyjnych na potrzeby firmy. W grę wchodzi na przykład spotkanie z klientami albo firmowy event, przy którym i tak zastanawiamy się, jak wrzucić wydatki na imprezę w koszty firmowe. Jeżeli kaucja z jakiegoś powodu definitywnie nam przepada, to staje się firmowym kosztem. Takich drobiazgów organy podatkowe na szczęście zazwyczaj nie uznają za koszty reprezentacji, które kosztem uzyskania przychodu już nie są.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj