Z punktu widzenia ustawy o VAT wynajmujący mieszkanie to przedsiębiorca nawet wtedy, gdy tak o sobie nie myśli
Wynajmowanie nieruchomości to jeden z ulubionych sposobów zarobkowania Polaków. W 2024 r. dochody z najmu lub dzierżawy uzyskiwało aż 1,14 mln podatników. Nie ma się co dziwić. Mamy w końcu do czynienia ze stabilnym źródłem dochodu niezależnym od aktywności zawodowej w ścisłym tego słowa rozumieniu. Tylko czy aby na pewno? Najem prywatny mimo wszystko wykazuje zadziwiająco dużo podobieństw względem prowadzenia własnej firmy. Może się nawet okazać, że wynajmujący będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur w taki sam sposób, jak inni przedsiębiorcy.
Jakim cudem? Gdy mówimy o najmie prywatnym, mamy przecież do czynienia z wynajmującym, który nie prowadzi działalności gospodarczej. Wiemy już jednak, że KSeF obejmie także działalności nierejestrowane, które z punktu widzenia ustawy prawo przedsiębiorców takową nie są. W przypadku najmu sprawa jest równie skomplikowana. Art. 10 ust. 1 pkt 5) jasno wskazuje, że jednym z opodatkowanych źródeł przychodów są:
najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą;
Ustawa o VAT nie tylko ma tendencję do używania słów "przychody" i "dochody" zamiennie, ale także kwalifikuje wynajmowanie mieszkań jako działalność gospodarczą. Wynika to z definicji zawartej w art. 15 ust. 2
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Jeżeli więc wynajmujemy komuś naszą nieruchomość, to z punktu widzenia ustawy VAT jesteśmy przedsiębiorcami. Nie oznacza to jeszcze, że będziemy czynnymi podatnikami. Ustawodawca przewidział szereg zwolnień, które dotyczą wynajmujących. Najbardziej interesuje nas art. 43 ust. 1 pkt 36):
Zwalnia się od podatku:
[...]
36) usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa (Dz. U. z 2024 r. poz. 1440 i 1635);
Warto także wspomnieć o zwolnieniu przedmiotowym z art. 113 ust. 1:
Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł.
Jakie to wszystko ma znaczenie w kwestii obowiązku korzystania z KSeF? Dobra wiadomość jest taka, że podatnicy zwolnieni z VAT w zasadzie nie muszą wystawiać faktur. Siłą rzeczy nie muszą wówczas korzystać z systemu. Jest jednak istotne "ale".
Jeżeli nasz najemca prowadzi w lokalu jakąkolwiek działalność gospodarczą, to musimy wystawić mu fakturę w KSeF
Wiemy już, że obowiązujące przepisy nakazują wystawić fakturę wtedy, gdy zażąda tego od nas nabywca towarów lub usług. Wymóg ten jak najbardziej dotyczy także sprzedaż zwolnioną. Może się więc hipotetycznie zdarzyć, że nasz całkowicie prywatny najemca z jakiegoś powodu zażąda od nas – osoby nieuważającej się za przedsiębiorcę – faktury i będzie do jej otrzymania uprawniona. Tak się zaś składa, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będzie on domyślnym sposobem fakturowania.
Możemy również sami z siebie zdecydować się na e-fakturowanie i jak najbardziej będziemy mieli do tego prawo. Czy oznacza to dla nas jakiekolwiek korzyści? Faktura w KSeF jest trwałym dokumentem jasno dokumentującym nasze dochody z najmu. Jeśli chcemy uniknąć jakichś wątpliwości co do ich źródła, to mamy idealne rozwiązanie. Z drugiej strony, na potrzeby dowodowe powinna nam zupełnie wystarczyć do szczęścia umowa zawarta z najemcą.
O wiele bardziej prawdopodobnym obrotem sprawy jest wynajmowanie lokalu na potrzeby wykonywania działalności gospodarczej. Wystarczy, że w naszym mieszkaniu nasz najemca ma swoje biuro, gabinet albo przyjmuje swoich klientów. Wówczas nie skorzystamy ze zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 36) ustawy o VAT. Dotyczy ono nieruchomości wykorzystywanych wyłącznie na cele mieszkaniowe. Należy przy tym zaznaczyć, że cały czas interesuje nas bardzo pojemna definicja działalności gospodarczej z ustawy o VAT. Obowiązek wystawienia faktury innemu przedsiębiorcy ma więc charakter bezwzględny. W tej sytuacji korzystanie z KSeF również staje się obowiązkowe.
Jako mikroprzedsiębiorcy mamy czas na polubienie się z KSeF do 1 kwietnia 2026 r. Nie mamy co liczyć na specjalne zwolnienie dla najmniejszych i "wykluczonych cyfrowo" przedsiębiorców. Owszem, jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, istnieje specjalny termin 1 stycznia 2027 r. wprowadzony dla podmiotów, których transakcje obejmują łączną wartość sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie i do 450 zł dla pojedynczej faktury. Problem w tym, że umowy najmu firmowych nieruchomości praktycznie nigdy nie zamykają się w tej skromnej kwocie.
Na koniec warto wspomnieć, że najem okazjonalny podlega dokładnie tym samym regulacjom, co klasyczny najem prywatny. Oznacza to skorzystanie z tych samych zwolnień z podatku VAT, co z kolei przekłada się na brak obligatoryjnego e-fakturowania, o ile wynajmujemy wyłącznie na cele mieszkalne.
