Planujesz prezenty dla dzieci pracowników? A wiesz, jakie będzie to miało skutki podatkowe?

Prezenty dla dzieci to niekoniecznie element wynagrodzenia za pracę

Firmy coraz częściej dbają o relacje z pracownikami nie tylko przez wynagrodzenie, premie i benefity zapisane w regulaminach. Czasem są to gesty bardziej okolicznościowe: prezent z okazji ślubu, narodzin dziecka, Dnia Kobiet, Dnia Mężczyzny, jubileuszu pracy albo przejścia na emeryturę. W praktyce mogą to być perfumy, kosmetyki, zegarki, sprzęt elektroniczny, vouchery, ale też typowe prezenty dla pracowników: kocyki, zabawki edukacyjne czy inne drobne upominki związane z narodzinami dziecka pracownika. I tutaj pojawia się pytanie, które dla działów księgowych wcale nie jest takie oczywiste: czy taki prezent ma związek z pracą, czy raczej z prywatnym życiem pracownika?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 23 stycznia 2026 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.848.2025.4.MB, przyjrzał się właśnie takim upominkom. Sprawa dotyczyła wprawdzie VAT, ale sama argumentacja dobrze pokazuje, jak fiskus patrzy na tego typu świadczenia. Kluczowe okazało się to, że prezenty nie były gwarantowane w umowie o pracę, nie wynikały z regulaminu wynagradzania i nie były przekazywane w zamian za konkretne działanie pracownika.

Liczy się to, czy firma była zobowiązana do przyznania prezentu

W opisie sprawy spółka wskazała, że przekazuje pracownikom upominki rzeczowe m.in. z okazji ślubu pracownika, narodzin dziecka, przejścia na emeryturę, jubileuszu spółki, jubileuszu pracy, Dnia Kobiet czy Dnia Mężczyzny. Wśród prezentów znalazły się również kocyki i zabawki edukacyjne dla dzieci, czyli częste prezenty, mające na celu wprowadzenie rodzinnej atmosfery w pracy. To ważne, bo takie świadczenia nie były elementem wynagrodzenia. Pracownik nie miał ich obiecanych w momencie podpisywania umowy. Nie były też należne za wykonanie określonych obowiązków. Spółka podkreślała, że to dobrowolny gest z jej strony. Jak czytamy w opisie sprawy w interpretacji indywidualnej:

Otrzymanie upominków nie wiąże się z żadnym działaniem przez pracownika na rzecz Spółki. Upominki nie są i nie będą elementem wynagrodzenia, do zapłaty którego Spółka jest zobowiązana na podstawie zawartej umowy o pracę. Jest to dobrowolne świadczenie ze strony Spółki, do którego nie jest zobowiązana na podstawie zapisów umownych, ani innych porozumień.

To właśnie ten aspekt zaważył na stanowisku urzędu skarbowego. Zasadą jest bowiem, że jeżeli firma daje pracownikowi prezent dlatego, że chce, a nie dlatego, że musi, to trudno udawać, że mamy do czynienia z normalnym składnikiem pensji. To nie jest premie świąteczne w nieco innej (być może niecodziennej) formie. To po prostu upominek.

Skarbówka: to zaspokojenie prywatnych potrzeb pracownika

Dyrektor KIS zwrócił uwagę na rozróżnienie między potrzebami pracowniczymi a osobistymi. To pierwsze są związane z pracą i obowiązkami zawodowymi. To drugie dotyczą prywatnej sfery życia pracownika. Prezent dla dziecka pracownika, wręczony z okazji narodzin, trudno przecież powiązać z wykonywaniem obowiązków służbowych. Dziecko nie poprawia wyników sprzedaży, a kocyk nie zwiększa efektywności działu księgowości. Jak wskazał dyrektor KIS:

W konsekwencji należy uznać, że wydatki ponoszone na upominki dla pracowników służą zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb ww. osób. Zatem ich przekazanie odbywa się bez związku z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

To zdanie bardzo dobrze porządkuje temat. Jeżeli prezent służy prywatnym potrzebom pracownika, to dla VAT nie ma związku z działalnością opodatkowaną firmy. A skoro nie ma tego związku, firma nie może odliczyć VAT od zakupu takich upominków. Jednocześnie samo przekazanie prezentu pracownikowi nie będzie opodatkowaną dostawą towarów, bo jednym z warunków opodatkowania takiego nieodpłatnego przekazania jest wcześniejsze prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Prezent dla dziecka pracownika to co innego niż zestaw powitalny

Interpretacja dobrze pokazuje też drugą stronę problemu. Fiskus inaczej potraktował zestawy powitalne dla nowo zatrudnionych pracowników. Tam w grę wchodziły m.in. informator, torba z logo, długopis, kalendarz, smycz, bidon, kubek termiczny i holder na identyfikator. Dlaczego różnica jest istotna? Bo zestaw powitalny ma związek z pracą. Ma pomóc pracownikowi wejść w organizację, wykonywać codzienne obowiązki i budować relację z firmą od pierwszego dnia. To nie jest prezent z okazji prywatnego wydarzenia, tylko element przyjęcia i aklimatyzacji. A aklimatyzacja, nawet jeśli bywa opakowana w firmowe gadżety (które również mogą być wykorzystywane w celach prywatnych) nadal służy organizacji pracy.

Dlatego skarbówka zaakceptowała, że zestawy powitalne mogą mieć pośredni związek z działalnością opodatkowaną. W przypadku prywatnych upominków dla pracowników — w tym prezentów z okazji narodzin dziecka — tego związku już nie było. I to jest rozróżnienie, które firmy powinny zapamiętać. Długopis w zestawie powitalnym może wyglądać jak narzędzie pracy. Kocyk dla dziecka pracownika raczej nie. Logika fiskusa przypomina tu zresztą absurdalną historię z okularami w kosztach firmy — to, czy dany wydatek ma związek z działalnością gospodarczą, urząd skarbowy potrafi rozstrzygać bardzo wybiórczo.

Alternatywne źródło finansowania prezentów

Pracodawcy, którzy chcą obdarowywać pracowników i ich dzieci bez wikłania się w spór o związek z działalnością opodatkowaną, mogą rozważyć finansowanie takich gestów z innego źródła. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się w firmach zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a środki z funduszu można przeznaczać między innymi na paczki świąteczne, dofinansowania, zapomogi i upominki okolicznościowe. To inny reżim podatkowy niż finansowanie ze środków obrotowych — i często prostszy w rozliczeniu.

Skarbówka jasno rozdziela gest od wynagrodzenia

Praktyczny wniosek dla firm jest prosty: prezenty dla dzieci pracowników mogą być traktowane inaczej niż wynagrodzenie za pracę, jeżeli rzeczywiście są okolicznościowym, dobrowolnym upominkiem, a nie ukrytą premią. W analizowanej interpretacji skarbówka uznała, że takie upominki służą prywatnym potrzebom pracowników, a nie działalności gospodarczej spółki.

Warto jednak pamiętać, że omawiana interpretacja dotyczyła VAT. Wprost wskazano w niej, że w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie. Nie warto więc wyciągać z niej zbyt szerokiego wniosku, że każdy prezent dla pracownika zawsze i w każdym podatku jest neutralny. Jeśli firma ma wątpliwości co do konkretnej polityki upominkowej, najbezpieczniej nie zastanawiać się, nie bać się, składać wnioski o indywidualne interpretacje podatkowe i zapytać fiskusa wprost. Ale jedno jest jasne: nie każdy prezent od pracodawcy to automatycznie pensja w ładnym opakowaniu. Czasem kocyk dla dziecka jest po prostu kocykiem dla dziecka. A nie świadczeniem pracowniczym, które udaje pluszowy upominek.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj