Pracownicy są świadomi, że nie powinni obsługiwać służbowej korespondencji przy użyciu prywatnej skrzynki. To mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, naruszyć tajemnicę przedsiębiorstwa, a także być niezgodne z obowiązującymi przepisami RODO. Mimo tego takie sytuacje wciąż się zdarzają. Wprawdzie nie każde przesłanie wiadomości na prywatną pocztę skończy się zwolnieniem dyscyplinarnym, ale wielu przypadkach pracodawca może mieć do tego prawo.
Powodów przesyłania wiadomości służbowych na prywatny adres e-mail może być wiele. Bardzo często pracownikom zależy, by zgromadzić dowody przydatne podczas sporu z pracodawcą. Nieraz na przykład chcą udowodnić, że miało miejsce wadliwe rozwiązanie umowy o pracę, że doświadczyli mobbingu albo że to pracodawca naruszył swoje podstawowe obowiązki względem pracownika. W takiej sytuacji coraz częściej jednak zamiast skserować jakiś dokument czy wynieść go z biura, wystarczy, że prześlą odpowiedniego maila na swoją prywatną skrzynkę albo użyją zewnętrznego nośnika i zapiszą na nim odpowiednie dane. Pytanie tylko – co na to przepisy?
Przesłanie wiadomości na prywatną pocztę może stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych
Przesyłanie służbowych wiadomości na prywatną skrzynkę mailową może skończyć się dyscyplinarką. Zgodnie bowiem z art. 100. Kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest:
dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
W przypadku gdy pracownik umyślnie naruszy podstawowe obowiązki pracownicze, pracodawca może zdecydować się na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne). I w tym wypadku nie ma znaczenia, że wysłanie wiadomości na służbową skrzynkę miało pozwolić na przykład udowodnić niewłaściwe postępowanie pracodawcy. Na takim stanowisku stanął zresztą Sąd Najwyższy w sprawie, w której pracownica chciała złożyć skargę na przełożonego stosującego wobec niej mobbing (wyrok Sądu Najwyższego z 10 maja 2018 r., II PK 76/17). Przez kilka tygodni zbierała odpowiednie dokumenty służbowe, przesyłając je na swoją skrzynkę. Gdy jednak złożyła skargę, pracodawca skontrolował wysłaną korespondencję. Uznał, że informacje te były poufne, a zachowanie pracownicy spowodowało, że została naruszona tajemnica przedsiębiorstwa.
Kiedy działanie pracownika stanowi naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa?
Oczywiście nie każde przesłanie wiadomości e-mail na prywatną skrzynkę będzie stanowić naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa. Zgodnie z przepisami tajemnicą przedsiębiorstwa są bowiem takie informacje, które:
- są nieujawnione do wiadomości publicznej (pozostają dostępne dla wąskiego grona osób)
- posiadają gospodarczą wartość przedsiębiorstwa
- pracodawca powziął co do nich odpowiednie działania w celu zaufania poufności – takie działania mogą polegać na podjęciu odpowiednich środków organizacyjnych (poinformowaniu pracowników o poufności czy zawarciu postanowień w regulaminie) oraz środków technicznych – zapewnieniu pracownikowi dostępu do poczty służbowej czy służbowego komputera.
Co ważne, nawet jeśli dane informacje można uznać za tajemnicę przedsiębiorstwa, to samo przekazanie ich poza serwer firmowy nie oznacza jeszcze naruszenia obowiązków pracowniczych. Znaczenie ma bowiem cel takich działań. Zdaniem sadów należy więc ocenić, czy służyło ono wykonaniu obowiązków pracowniczych, było wymuszone warunkami pracy oraz czy stanowiło praktykę akceptowaną przez pracodawcę. Przykładowo, jeśli pracownik musiał na polecenie pracodawcy wykonać cześć swoich obowiązków poza biurem i nie miał dostępu do służbowej poczty, ryzyko szkody będzie obciążać pracodawcę, a nie pracownika. W takim wypadku nie można też mówić o naruszeniu obowiązków przez pracowniczych. Inaczej sprawa będzie wyglądać natomiast, gdy pracownik prześle takie dane w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego albo korzystając z prywatnego komputera, mimo że pracodawca udostępnił mu sprzęt służbowy.
Znaczenie ma także poniesiona szkoda
Dyscyplinarka ma jednak swoje uzasadnienie nie tylko wtedy, gdy informacje przesłane na prywatnego maila stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wystarczy, że mają one wymierną wartość dla pracodawcy i że ich ujawnienie i wykorzystanie przez podmiot konkurencyjny mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Tym samym nie zawsze informacje wyprowadzone poza biuro muszą być poufne, a nawet udostępnione osobom trzecim. Na przykład, pracownik biura maklerskiego wysyłający wiadomości na prywatną skrzynkę już przez sam ten fakt naraża pracodawcę na szkodę nawet, gdy takie informacje tajemnicą przedsiębiorstwa nie są i nawet gdy dostępu do nich nie uzyska żadna osoba trzecia. Wystarczy bowiem, że klienci biura dowiedzieliby się o wyprowadzeniu ich danych poza system czy przesłaniu na prywatne maile, by wpłynęło to na renomę pracodawcy.
