- Bezprawnik -
- Firma -
- Skarbówka zmieniła zdanie w sprawie faktur z KSeF. Teraz można dopisać więcej, niż się wydawało
Skarbówka zmieniła zdanie w sprawie faktur z KSeF. Teraz można dopisać więcej, niż się wydawało
Okazuje się, że jednak można umieścić w wizualizacji faktury wystawionej w KSeF dodatkowe informacje. Tak wynika z jednej z nowych interpretacji podatkowych w tej sprawie. Cały czas trzeba jednak pamiętać o jednym: nie wolno ingerować w treść danych zawartych w prawdziwej fakturze.
Spór o wizualizacje faktur wystawionych w KSeF wygasa
Od 1 kwietnia prawie wszyscy przedsiębiorcy w Polsce wystawiają faktury ustrukturyzowane za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur. Możliwość wysyłania dokumentów pojawia się jedynie w wyjątkowych przypadkach. Odbiorca również powinien korzystać z KSeF, by zapoznać się z treścią faktury — warto przy tym pamiętać, że otrzymanie faktury w KSeF następuje z mocy prawa w momencie nadania jej numeru identyfikującego, niezależnie od tego, czy nabywca w ogóle o tym wie.
Przedsiębiorcy są jednak przywiązani do dotychczasowych form. W praktyce biznesowej cały czas popularne jest wysyłanie kontrahentom tzw. wizualizacji faktur. Cóż to takiego? Faktura ustrukturyzowana ma formę pliku .xml, który jest łatwy do odczytania przez oprogramowanie, ale już niekoniecznie przez człowieka. Wizualizacja faktury to po prostu jej odzwierciedlenie w formie, która jest wygodna dla żywego odbiorcy.
Wizualizacja faktury może mieć formę pliku PDF albo wydruku
W praktyce wizualizacja może mieć formę pliku .pdf przypominającą papierowy dokument i załączonego na przykład do wiadomości e-mail. Równie dobrze może być po prostu tradycyjnym wydrukowanym dokumentem — drukowanie faktur wprowadzonych do KSeF wcale nie odeszło do lamusa i wciąż jest codziennością w wielu działach księgowości.
Nie byłoby w tym nic nadzwyczajnego, gdyby od kilku miesięcy przedsiębiorcy nie musieli się zastanawiać, czy przypadkiem w świetle obowiązujących przepisów nie istnieje możliwość uznania wizualizacji za osobną fakturę, od której trzeba odprowadzić należny VAT.
Pierwsze interpretacje podatkowe wzbudziły popłoch wśród podatników, ale też przyniosły nam ważne wnioski
Przypomnijmy: pierwsze interpretacje podatkowe oraz analizy ekspertów od prawa podatkowego wprost sugerowały, że pewne określone okoliczności sprawiają, że organy podatkowe mogą uznać taki niegroźny dokument za pełnoprawną fakturę, choć w oczywisty sposób nie została wystawiona w KSeF.
Jak to możliwe? Chodzi o ewentualne odstępstwa względem treści oryginalnej faktury ustrukturyzowanej, na podstawie której stworzono wizualizację. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zwracał na ten fakt uwagę między innymi w interpretacji o sygnaturze 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST:
W przedmiotowej sprawie informacje podane na wizualizacji udostępnionej przez sprzedawcę nie będą zgodne z wizualizacją, którą nabywca wygeneruje np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w swoim programie komercyjnym. Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji" może pojawić się nagłówek „nazwa produktu". Struktura logiczna FA (3) zawiera element „FaWiersz", w którym znajduje się m.in. pole „P_7" dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji", który został wskazany we wniosku przez podatnika.
Zatem w ww. sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zwierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy.
Od początku jestem zdania, że przykrych konsekwencji wynikających z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT łatwo uniknąć
Już wtedy zwracałem na Bezprawniku uwagę, jakie ryzyko niesie ze sobą wizualizacja faktury odbiegająca od dokumentu z systemu, i że problem można bardzo łatwo rozwiązać, i to na dwa różne sposoby.
Pierwszy jest mało praktyczny, gdy interesują nas doznania estetyczne odbiorcy oraz konieczność przekazania za pomocą dokumentu dodatkowych informacji. Mam na myśli całkowitą rezygnację z umieszczania w wizualizacji czegokolwiek, co nie mieści się w treści faktury ustrukturyzowanej.
Dopisek na dokumencie rozwiewa wątpliwości organów podatkowych
Drugi sprowadza się do umieszczenia na dokumencie napisu: "Niniejsze pismo jest jedynie wizualizacją i nie stanowi faktury ustrukturyzowanej". Najlepiej byłoby, gdybyśmy pogrubili i podkreślili słowo "nie". Chodzi o to, by nie pozostawić ani odbiorcy, ani tym bardziej organom podatkowym, jakiegokolwiek pola do wyprowadzenia negatywnej interpretacji. Stawka jest realna: uznanie wizualizacji za osobny dokument oznacza w praktyce podwójne faktury dokumentujące tę samą transakcję, a więc i konieczność zapłaty podatku drugi raz.
Na szczęście okazuje się, że Skarbówka postanowiła uspokoić podatników i zaprezentować bardziej wyważone stanowisko w następnych interpretacjach podatkowych.
Nowa interpretacja poszerza przedsiębiorcom pole do manewru
W połowie lipca opublikowano interpretację o sygnaturze 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW. Wnioskująca spółka przyznała, że korzysta z prawa do wysyłania klientom zagranicznym oraz krajowym wizualizacji faktur. Jak możemy przeczytać w opisie stanu faktycznego:
Po wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, kontrahenci krajowi, posiadający uprawnienia do korzystania z KSeF, uzyskują do niej dostęp za pośrednictwem KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku kontrahentów zagranicznych, którzy co do zasady nie korzystają z KSeF, Wnioskodawca przekazuje wizualizację faktury, w uzgodniony z danym kontrahentem sposób.
Jednocześnie, w ramach przyjętego modelu biznesowego oraz w celu usprawnienia komunikacji handlowej, logistycznej i organizacyjnej z kontrahentami, również w transakcjach krajowych, Wnioskodawca dodatkowo przesyła wybranym klientom drogą mailową wizualizację faktury.
Spółkę interesuje to, czy planowane dodatkowe informacje zawarte w wizualizacji nie sprawią, że taki dokument zostanie uznany za fakturę w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT: "W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty."
Do wizualizacji można dodawać informacje neutralne podatkowo
Wnioskodawca zapewnia we wniosku o interpretację, że wizualizacja spełnia wszystkie wymogi określone przepisami ustawy o VAT. Zawiera numer faktury, jej numer identyfikujący w KSeF, specjalny kod QR, a także wyszczególnione pozycje sprzedawanych towarów wraz ze stawką VAT, ceną jednostkową, ilością oraz wartością.
Równocześnie deklaruje zamieszczanie w wizualizacji także dodatkowych informacji potrzebnych z czysto biznesowego punktu widzenia:
Dodatkowymi elementami zawartymi na wizualizacji faktury mogą być w szczególności:
udzielony rabat handlowy,
logotyp Wnioskodawcy,
kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany kontrahentowi w systemie ERP Wnioskodawcy),
kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,
wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie Wnioskodawcy wraz z datą wpływu zamówienia,
warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),
informacja o liczbie palet lub colis, na których zapakowany jest zafakturowany towar,
waga brutto zafakturowanego towaru,
dane dotyczące wysyłki towaru, w zależności od rodzaju transportu, w szczególności:
nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego, albo
numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany - w przypadku transportu dedykowanego,
zapisek umieszczony w dolnej części wizualizacji faktury o treści: "Ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie naszego sklepu internetowego (…)".
Czego nie możemy robić, to modyfikować treść faktury
Tym razem stanowisku Dyrektora KIS jest pozytywne. Nie mamy do czynienia z osobną fakturą w rozumieniu art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, a więc konieczność zapłaty podwójnego podatku wnioskodawcy nie grozi. Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu:
Tym samym, jeżeli wizualizacja faktur w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej, a wymienione przez Państwa we wniosku dodatkowe elementy oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy, nie zaburzają czytelności faktury i nie powodują sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną, to dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF.
Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy wskazać, że w analizowanej sprawie, skoro wizualizacja faktury w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, a jednocześnie dodatkowe informacje umieszczane na fakturze nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji, to udostępniane kontrahentom wydruki generowane z systemu (…) będą stanowić wizualizację faktur przesyłanych do KSeF.
W konsekwencji uznać należy, że przesyłanie Państwa kontrahentom, obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, wizualizacji faktury z systemu (…) zawierającej dodatkowe informacje, niemające wpływu na treść transakcji, nie powoduje/nie będzie powodowało obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.
Różnica pomiędzy jednym a drugim jest subtelna
Ktoś mógłby spytać: na czym właściwie polega różnica? Odpowiedź jest prozaiczna. We wcześniejszej interpretacji wnioskodawca deklarował, że zamierza nieco zmodyfikować dane zawarte w fakturze ustrukturyzowanej poprzez prezentowanie ich w odmienny sposób. Wnioskodawca tej interpretacji nie próbuje majstrować przy treści faktury ustrukturyzowanej, a jedynie dodaje informacje całkowicie neutralne z punktu widzenia przepisów.
Tym samym możemy śmiało dojść do wniosku, że nie należy obawiać się wystawiania wizualizacji faktur wystawionych w KSeF. Musimy jedynie pamiętać o tym, by unikać jak ognia wszelkich ingerencji w treść samej faktury ustrukturyzowanej. Dodatki są dozwolone, modyfikacje już nie. Warto przy tym zachować ostrożność, bo respektowanie interpretacji podatkowych bywa ze strony fiskusa wybiórcze — a interpretacja indywidualna chroni tylko tego, kto o nią wystąpił, i wyłącznie w opisanym przez siebie stanie faktycznym.
