Pieczątka firmowa nie zniknie. Zamieniła się w coś, czego nie da się przystawić

Tradycyjne pieczęci tracą na znaczeniu w miarę upowszechniania się cyfrowego obiegu dokumentów

Kiedyś trudno sobie było wyobrazić funkcjonowanie przedsiębiorstwa bez firmowej pieczątki. Jej wyrobienie stanowiło jeden z pierwszych kroków po zarejestrowaniu działalności — obok ustalenia tego, kiedy zarejestrować działalność gospodarczą, była to jedna z niewielu formalności, o których nowi przedsiębiorcy pamiętali sami z siebie. Tymczasem na dobrą sprawę nigdy w Polsce nie obowiązywał żaden formalny wymóg jej posiadania.

Owszem, ustawa o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych zawiera przepisy dotyczące tej ostatniej kategorii. Ma ona jednak zupełnie inną formę, która może się wydawać wręcz archaiczna nawet w porównaniu do typowej firmowej pieczątki. Zgodnie z art. 16c przywołanego aktu prawnego pieczęcią urzędową jest:

metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do używania urzędowej pieczęci.

Pieczęć urzędowa wciąż pozostaje sposobem uwierzytelniania dokumentów wydawanych przez państwo

Pieczęci urzędowe służą uwierzytelniania i nadawania mocy prawnej dokumentom wystawianym przez organy państwowe i samorządowe. W końcu obywatel musi już na pierwszy rzut oka wiedzieć, że ma do czynienia z prawdziwym dokumentem. Podpis urzędnika tak naprawdę niewiele mu mówi.

Komunikacja z urzędem przenosi się do kanałów elektronicznych

Z dokumentami firmowymi jest inaczej. Przede wszystkim w dzisiejszych czasach komunikacja z administracją państwową przenosi się powoli do internetu. Kierunek wyznacza tu chociażby ustawa o doręczeniach elektronicznych, która czyni z korespondencji elektronicznej domyślny sposób kontaktu urzędu z obywatelem i przedsiębiorcą. Podpisywanie dokumentów cyfrowych jest możliwe za pomocą między innymi kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Tradycyjna firmowa pieczątka nie ma tu czego szukać.

Banki odpuściły wymóg przystawiania pieczątki

W przypadku papierowych dokumentów wystawianych w trakcie działalności gospodarczej ważność jest uzależniona od złożenia na nich podpisu uprawnionej osoby. Nawet banki przestały domagać się od przedsiębiorców przystawiania pieczątki na dokumentach — także przy zakładaniu i obsłudze konta firmowego. Wciąż mogą w papierowej dokumentacji posługiwać się formularzami z miejscem na pieczęć, ale ten problem da się załatwić poprzez umieszczenie stosownej adnotacji.

Nie da się ukryć, że pieczątka firmowa wciąż ma zastosowania

Skoro pieczątki firmowe straciły swoje dotychczasowe znaczenie, to dlaczego wciąż są w użyciu? Powodów może być wiele. Wskazałbym między innymi przyzwyczajenie. Trudno w końcu zmienić wieloletnie nawyki, co znakomicie pokazało nam chociażby przywiązanie księgowych do drukowania papierowych faktur pomimo wdrażania w firmach e-fakturowania w KSeF. Warto przy tym pamiętać, że skutki wystawienia faktury poza KSeF dla odbiorcy są w praktyce znikome, co dodatkowo osłabia presję na porzucanie starych przyzwyczajeń. Nie ma zresztą w tym nic złego. Po co rezygnować na siłę z czegoś, co wciąż działa?

Wygoda: komplet danych firmy w jednym odcisku

Drugim powodem korzystania z firmowej pieczątki jest wygoda. Zawiera ona podstawowe dane przedsiębiorstwa: jego nazwę, numer REGON, NIP, adres siedziby, adres mailowy, a czasem nawet logo i adres strony internetowej. Przystawienie pieczątki na papierze sprawia, że nie musimy podawać tych danych w innych sposób.

Parafowanie dokumentów i wewnętrzny obieg papieru

Jakby tego było mało, pieczątka świetnie sprawdza się do parafowania wielu stron dokumentów. Prawdopodobnie przystawia się ją szybciej, niż podpisuje się odręcznie nawet wtedy, gdy stawiamy tylko parafkę.

Nie da się także ukryć, że pieczątka firmowa wciąż może się przydać tam, gdzie stosuje się papierowy obieg dokumentów wewnętrznych. Może ona w końcu identyfikować nie tylko całą firmę, ale także poszczególnych pracowników.

Konsumenci wciąż patrzą podejrzliwie na dokument bez pieczątki

Najważniejszym powodem, dla którego pieczątki formowe wciąż pozostają w użyciu, wydaje się jednak to, że po prostu oczekują tego konsumenci. Wciąż pokutuje w końcu w społeczeństwie nieco magiczne myślenie, w myśl którego "poważna firma" ma pieczątkę, która stanowi czynnik decydujący o ważności dokumentu.

Brzmi znajomo? Jak już wspomniałem wyżej, dokładnie taki mechanizm faktycznie działa – tyle że dotyczy on kontaktów z administracją państwową i pieczęci urzędowych. Tak naprawdę nie ma się co dziwić, że dokonujemy projekcji także na umowy zawierane z firmami oraz dokumenty przysyłane nam przez przedsiębiorców. Pieczątka musi być i koniec.

Pieczątka firmowa mimo wszystko ma przed sobą przyszłość. Po prostu ewoluuje w kwalifikowaną pieczęć cyfrową

W relacjach B2B nieużywanie pieczęci przez jedną ze stron nie ma większego znaczenia. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy są całkowicie wolni od przywiązania do tej koncepcji. Właśnie dlatego dostawcy kwalifikowanych podpisów elektronicznych oferują także kwalifikowane pieczęci elektroniczne.

Kwalifikowana pieczęć identyfikuje organizację, a nie osobę fizyczną. Służy do tego, do czego służyły nam tradycyjne pieczątki – potwierdza autentyczność pochodzenia oraz integralność dokumentów, choć nie zastępuje podpisu. Ten wciąż pod dokumentem trzeba złożyć. Różnica jest taka, że robi to dużo lepiej od swojego analogowego pierwowzoru.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj