Wracasz z urlopu i widzisz niższą wypłatę? To zgodne z prawem

Praca zdalna traci na popularności. Coraz mniej firm pozwala pracować z domu

Z raportu „Praca zdalna okiem przedsiębiorców 2026" od Grant Thornton wynika, że odsetek średnich oraz dużych firm oferujących pracę zdalną spadł w ostatnim roku. W styczniu 2025 roku wynosił 62 proc., a w styczniu br. – 55 proc. Kierunek jest więc jasny: część pracodawców szykuje masowy powrót do biur.

Dlaczego ryczałt za pracę zdalną może zniknąć podczas urlopu?

Praca w modelu home office wiąże się z kosztami, które w tradycyjnym modelu zatrudnienia ponosi pracodawca. Są to m.in. wydatki na energię elektryczną, internet, eksploatację sprzętu itp. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów pracy zdalnej, ale pozostawia swobodę w sposobie rozliczeń. Bez takiej rekompensaty pensja na pracy zdalnej realnie topnieje, bo część rachunków przechodzi na zatrudnionego.

Zamiast skrupulatnego zliczania każdej kilowatogodziny czy pokazywania wszystkich rachunków za internet firmy decydują się na wypłatę ryczałtu. To stała kwota mająca rekompensować przewidywane wydatki pracownika związane z wykonywaniem obowiązków poza biurem.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną w 2026 roku

Każdy musi wyliczyć to sam albo poszperać w internecie i czymś się zasugerować. Polecamy Komunikat nr 7 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 12 grudnia 2025 roku w sprawie określenia wysokości ryczałtu przysługującego pracownikowi wykonującemu pracę zdalną. Stawki na 2026 rok określono na 0,066 zł (za zużycie prądu przez służbowy komputer przenośny) i na 0,087 zł (za zużycie prądu związane z oświetleniem). Na 0,0764 zł wyliczono koszt usług telekomunikacyjnych. Są to stawki za godzinę pracy zdalnej, z wyjątkiem pracy zdalnej okazjonalnej. To jedynie podpowiedź, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby u siebie w firmie przyjąć zbliżone wartości.

Ryczałt a urlop. O wysokości przelewu decyduje regulamin

Ale co zrobić, gdy podwładny przebywa na urlopie? Skoro komputer jest wyłączony, a obowiązki służbowe odłożone, czy koszty pracy zdalnej powstają?

Uniwersalnej odpowiedzi nie ma. Ustawodawca pozostawił tę kwestię pracodawcom – wszystko zależy od regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia obowiązującego w firmie. Tam powinny znaleźć się zasady wypłaty ryczałtu, sposób jego obliczania, termin oraz reguły obowiązujące podczas nieobecności pracownika. W tym samym dokumencie opisuje się również, jak wygląda kontrola pracownika podczas pracy zdalnej.

Pełny ryczałt czy świadczenie proporcjonalne

Możliwości jest kilka. Część firm wypłaca pełny ryczałt niezależnie od urlopu, uznając go za stały element rozliczeń. Inne proporcjonalnie obniżają świadczenie albo za każdy okres nieobecności, albo dopiero przy urlopach trwających wpisaną w regulaminie liczbę dni. Warto przy tym pamiętać, że w drugą stronę działa dodatkowe wynagrodzenie za urlop, które przysługuje części zatrudnionych.

Okazjonalna praca zdalna rządzi się własnymi zasadami

Warto pamiętać, że odrębnym rozwiązaniem jest okazjonalna praca zdalna. Pracownik ma prawo skorzystać z niej maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym.

Inicjatywa należy do pracownika, który składa wniosek w formie papierowej lub elektronicznej i nie musi uzasadniać prośby. Pracodawca z kolei ma prawo odmówić i również nie jest zobowiązany do wyjaśniania swojej decyzji.

To rozwiązanie sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy trzeba uniknąć uciążliwych dojazdów, pogodzić obowiązki zawodowe z trudną sytuacją rodzinną albo szybko wykonać zadania niewymagające obecności w biurze.

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj