Trwająca właśnie epidemia koronawirusa wymusiła przejście wielu pracowników na pracę zdalną. Nie każdemu z nich pracodawca zapewnił właściwe narzędzia do pracy. W takich przypadkach przysługuje im ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu.
Przejście na pracę zdalną w wielu firmach odbyło się pospiesznie, w obawie o zdrowie pracowników. Dla części była to tylko zmiana miejsca wykonywania pracy, bo od dawna korzystali z laptopów i telefonów służbowych. Ale liczna grupa pracowników musiała do pracy zdalnej wykorzystać prywatne urządzenia. Oczywiście robiąc to za wiedzą i zgodą pracodawcy. Na szczęście przepisy prawa przewidują taką sytuację i nakazują pracodawcy, by ten wypłacił pracownikom ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu,w sytuacji gdy nie ma możliwości użycia sprzętu służbowego.
Jak policzyć ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu przez pracownika?
Jednym z kryteriów wskazanego ekwiwalentu jest to, że musi swoją wysokością odpowiadać wydatkom poniesionym przez pracownika. Tutaj pojawia się problem jak interpretować to nieostre kryterium. Najpełniej w tej sprawie wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 28 lipca 2015 roku (sygn. akt III/Aua 280/15):
Obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają co prawda kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe, w tym orzecznictwo administracyjne, wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem, który powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty. I tak, znaczenie ma rodzaj, wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy, stopień zużycia sprzętu. Kwotę wypłaty ustala się jako odpowiadającą wartości użyczenia rzeczy z punktu widzenia racjonalnie działającego pracodawcy. Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartością, równoważnik. Zatem zwolnienie dotyczy kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy.
W celu oszacowania tej wartości pracodawca ustalić musi szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji. Nie może być to kwota przypadkowa i musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy między kwotą ekwiwalentu a wartością używanego do celów służbowych sprzętu należącego do pracownika.
Pracodawca musi przyjąć pewne zasady jak określać wysokość ekwiwalentu. Może wziąć pod uwagę ceny prądu i zużycia przez pracownika. Może wziąć pod uwagę amortyzację i zużywanie się sprzętu. W ramach umowy z pracownikiem może też ustalić stawkę dzienną lub godzinową za używany sprzęt. W przypadku użycia telefonu pracownika może również wykorzystać stawkę za minutę połączenia.
Czy ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu jest opodatkowany?
Ekwiwalent co do zasady jest zwolniony z podatku na podstawie art.21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednak by skorzystać ze zwolnienia musi spełniać kilka kryteriów. Po pierwsze ekwiwalent musi mieć formę pieniężną. Po drugie użyty sprzęt musi należeć do pracownika. Kolejnym kryterium będzie faktyczne użycie sprzętu pracownika do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy. Ostatnie kryterium to omówiona powyżej wysokość ekwiwalentu. W cytowanym wyżej orzeczeniu Sąd słusznie zauważył, że kwoty przekraczające równowartość korzystania ze sprzętu nie stanowią ekwiwalentu wolnego od składek. Dlatego podlegają oskładkowaniu jako przychód ubezpieczonego ze stosunku pracy. Dlatego bardzo ważne jest prawidłowe ustalenie ekwiwalentu.
Należy również pamiętać, że ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu wypłacony pracownikowi, stanowi koszt uzyskania przychodu po stronie pracodawcy. Przy czym wydatek musi mieć uzasadnienie jego celowości i racjonalności.
