Jaką formę prawną dla firmy wybrać – jednoosobową działalność gospodarczą czy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Finanse Firma Lokowanie produktu dołącz do dyskusji (37) 26.10.2020
Jaką formę prawną dla firmy wybrać – jednoosobową działalność gospodarczą czy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

PARTNER CYKLU

partner-logo

Marzena Sosnowska

Wybór formy prawnej zakładanej firmy to bolączka wielu osób. Najpierw jest pomysł na biznes, rozeznanie rynku, policzenie kosztów początkowych na uruchomienie działalności. I tu właśnie często zaczynają się schody. Bo pieniądze jakie możemy przeznaczyć i jakich potrzebujemy na początku mogą być decydujące, na jaką formę działalności finalnie się zdecydujemy. Tak jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością mają swoje zalety i wady. Działalność gospodarcza vs spółka z o. o. – wyjaśniamy.

Działalność gospodarcza vs spółka z o. o.: Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to więcej formalności i wyższe koszty rejestracji

Jednoosobową działalność gospodarczą zakłada się szybko i bezpłatnie. Wystarczy złożyć wniosek w urzędzie miasta czy gminy, dokonując wpisu do CEiDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Także później wszelkie zmiany są proste. Wniosek można złożyć przez internet. Jednak w ciągu siedmiu dni wymagana jest wizyta w urzędzie w celu uwierzytelnienia dokonanego wpisu. Zwolnione z tej wizyty są osoby posiadające kwalifikowany podpis elektroniczny.

Natomiast rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga dużo więcej formalności. Umowa spółki musi bowiem zostać sporządzona przez notariusza w formie aktu notarialnego. To wiąże się z kosztami. Opłaty notarialne, jak i wysokość podatku od czynności cywilnoprawnych (0,5 proc.), są uzależnione od wysokości kapitału zakładowego. Do tych wydatków należy doliczyć opłatę sądową oraz koszt ogłoszenia wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Spółka musi bowiem być zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Koszty rejestracji można zmniejszyć, wybierając rejestrację elektroniczną. Korzysta się wówczas z wzorca umowy spółki. To nie tylko tańsze, ale i szybsze rozwiązanie. Ma jednak jedną wadę – taki wzorzec umożliwia zawarcie w umowie spółki tylko podstawowych jej elementów, które nie zawsze będą wystarczające. Wiele decyzji w trakcie działalności musi być podejmowanych w formie uchwał. A wszelkie zmiany, np. dopisanie kodu PKD, wymagają zgłoszenia do KRS-u. 

W przypadku spółki konieczne jest wniesienie wkładu własnego

W przypadku spółki konieczne jest wniesienie wkładu w wysokości co najmniej pięciu tys. zł. Przy czym – na szczęście dla wielu – to nie musi być gotówka. Może to być sprzęt komputerowy, samochód, a nawet wierzytelności. Wysokość wniesionego kapitału może mieć znaczenie dla wizerunku firmy. Lepiej postrzegane są spółki mające wysoki kapitał niż te z wkładem najniższym. Można powiedzieć, że wraz z wielkością kapitału wiarygodność spółki wzrasta. Natomiast w przypadku indywidualnej działalności można nie posiadać żadnych środków albo niewielkie.  Często wystarczy pomysł na biznes.

Działalność gospodarcza vs spółka z o. o.: Istotna różnica – odpowiedzialność finansowa

Zakładając biznes, celem jest zarabianie pieniędzy. Mimo najlepiej przygotowanego biznesplanu zdarzają się jednak sytuacje nieprzewidywalne. Przykładem jest chociażby pandemia koronawirusa. Wiele firm znalazło się w nowej rzeczywistości. To nie tylko inne zapotrzebowanie klientów, ale niekiedy czasowy brak możliwości prowadzenia działalności. Jednym uda się utrzymać na powierzchni, inni natomiast „utoną”.

W przypadku jednoosobowej działalności właściciel firmy odpowiada własnym majątkiem za długi prowadzonej przez siebie firmy w pełnej wysokości. Odpowiedzialność jest nieograniczona. To olbrzymie ryzyko.

Natomiast w przypadku spółki z o.o. odpowiedzialność wspólników ograniczona jest do wysokości wniesionych udziałów. Wierzyciele mogą domagać się wywiązania się z zobowiązań tylko z majątku spółki. W przypadku niskiego wkładu odpowiedzialność jest niewielka. Teoretycznie zgodnie z kodeksem spółek handlowych odpowiedzialność w wyższej wysokości może ponosić zarząd. Niemniej jednak nieczęsto to się zdarza, bowiem łatwo można uniknąć tej odpowiedzialności. Wystarczy, że w odpowiednim terminie menedżer złoży wniosek o ogłoszenie upadłości bądź udowodni, że jego niezgłoszenie nie wynikało z winy zarządu. Może również wykazywać, że z powodu niezgłoszenia i niewszczęcia postępowania upadłościowego wierzyciel nie poniósł szkody.

Tak więc jednoosobowa działalność gospodarcza w wielu aspektach wydaje się prostsza, tańsza, korzystniejsza. Jednak w przypadku klapy przedsięwzięcia w zakresie odpowiedzialności finansowej jest ona niebezpieczna. I właśnie ten element ma olbrzymie znaczenie przy podejmowaniu decyzji o formie prawnej planowanej działalności, bowiem regulacje dotyczące spółki z o.o. są w tym zakresie o wiele lepsze.

Działalność gospodarcza vs spółka z o. o.: Jak wyglądają obciążenia z tytułu składek ZUS

Wspólnicy w spółkach z o.o. nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Czyli jeśli jest przynajmniej dwóch wspólników, to ani wspólnicy, ani członkowie zarządu nie są objęci obowiązkowymi składkami do ZUS. Możliwe więc jest uniknięcie płacenia składek ubezpieczeniowych albo ograniczenie ich do niewielkiej kwoty. Jednak wyjątek stanowią jednoosobowe spółki z o.o. W tym przypadku wymagane jest odprowadzanie składek ZUS w pełnej wysokości. Nie można liczyć na żadne przywileje.

Natomiast jeśli chodzi o osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą na początku mogą liczyć one na zwolnienie z opłacania składek ubezpieczeniowych przez pół roku – to tzw. ulga na start. Następnie zaś przez 2 lata można odprowadzać obniżone składki na ubezpieczenia społeczne. Pamiętać przy tym należy, że pomimo preferencyjnego potraktowania na początku prowadzonej działalności, w przyszłości odbije się to na wysokości świadczeń emerytalnych. Można zrezygnować z tych przywilejów z myślą o przyszłości.

Działalność gospodarcza vs spółka z o. o.: Podatek dochodowy w spółce z o.o. a w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej

W działalności gospodarczej jest wiele możliwości wyboru formy opodatkowania. Może to być rozliczenie na zasadach ogólnych, czyli 17 proc. dochodu i po przekroczeniu progu podatkowego 32 proc. Innym wariantem jest podatek liniowy w wysokości 19 proc.  Istnieje też możliwość w szczególnych przypadkach opłacania podatku na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo karty podatkowej. Już przy rejestracji działalności podatnik ma możliwość wyboru formy opodatkowania.

Spółka z o.o., jako osoba prawna, płaci od swojego dochodu (czyli zysku brutto) podatek CIT 19%. Natomiast od 2019 r. mali podatnicy oraz podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej mogą korzystać z obniżonej stawki 9%. Warto zaznaczyć, że w przypadku sp. z o.o. możemy mieć do czynienia z podwójnym opodatkowaniem. Najpierw opłacany jest CIT od całego dochodu wypracowanego przez spółkę. A następnie zysk spółki jeśli jest wypłacany w postaci dywidendy dodatkowo opodatkowany jest podatkiem dochodowym przez wspólnika. Można tego uniknąć zwiększając koszty. Podwójne opodatkowanie jest jedną z głównych wad tej formy działalności.

Działalność gospodarcza vs spółka z o. o.Różnica kosztów usług księgowych

Przedsiębiorca działający w formie jednoosobowej działalności gospodarczej może prowadzić uproszczoną księgowość lub ewidencję przychodów. Dotyczy to firm, których działalność nie jest prowadzona na szeroką skalę. Koszty obsługi księgowej przy niedużej ilości dokumentów mogą się zaczynać od 100 zł miesięcznie. Częstokroć przedsiębiorcy prowadzą dokumentację samodzielnie np. wykorzystując programy on-line.

Z kolei spółka z o.o. musi prowadzić pełne księgi handlowe oraz sporządzać sprawozdania finansowe. To już skomplikowane zadanie. Opłata w biurach rachunkowych to minimum wydatek 500 złotych. Często koszty obsługi księgowej dochodzą do kilku tysięcy. Prowadzenie pełnej księgowości oznacza przejrzystość operacji. Każda złotówka, która do firmy wpływa, i która z firmy wychodzi, musi mieć pokrycie w dokumentach, np. w fakturach czy umowach. Nie można dowolnie dysponować pieniędzmi.

Konto firmowe obowiązkowe dla spółek, natomiast mikroprzedsiębiorcy nie mają takiego obowiązku

Zwolnieni z obowiązku posiadania konta firmowego są mikroprzedsiębiorcy. Mogą oni wykorzystywać w związku z prowadzoną działalnością konta osobiste. Do niedawna koszty prowadzenia rachunku firmowego były znacznie wyższe od rachunku osobistego. Obecnie można znaleźć oferty banków prowadzących darmowo konta firmowe. Warto więc założyć i prowadzić konto, bo nie musi się ono wiązać z żadnymi kosztami. Dlaczego warto? Z jednej strony łatwiej kontrolować samemu przepływ gotówki związany z prowadzeniem działalności gospodarczej a prywatnymi wydatkami. Z drugiej natomiast w przypadku wykorzystywania konta osobistego do mikrobiznesu mogą pojawiać się wątpliwości. Przykładowo będziemy się musieli tłumaczyć fiskusowi, że sprzedana przez nas domowa drukarka na Allegro nie wiąże się nijak z prowadzeniem działalności. Mając założony rachunek firmowy, wielu problematycznych sytuacji unikniemy.

I tu pojawia się dylemat, w którym banku otworzyć rachunek firmowy. Patrząc na rankingi Gazety Bankowej, portali money.pl i Bankier.pl a także Kontomaniak.pl w październiku 2020 r. „numerem jeden” jest konto Przekorzystne Biznes w Banku Pekao S.A. Otwarcie i prowadzenie konta jest bezpłatne bez żadnych warunków przez pierwszy rok dla firm rozpoczynających działalność gospodarczą oraz bezterminowo dla organizacji non‑profit. Później natomiast – co istotne – nie ma problemu by nadal nie ponosić kosztów związanych z prowadzeniem rachunku po spełnieniu jednego z wielu warunków, jak np. odprowadzanie składek do ZUS czy podatku do Urzędu Skarbowego. Dostęp do bankowości elektronicznej oraz karta debetowa Mastercard do rachunku to już oczywista oczywistość. Konto Przekorzystne Biznes ma jeszcze wiele więcej atutów, jak chociażby bezpłatne, nielimitowane przelewy mobilne na rachunki w innych bankach, możliwość skorzystania z leasingu, co może być istotne dla firm w początkowym okresie działalności. Przy czym – rzecz jasna – warto przeanalizować kilka różnych ofert. Być może oferta innego banku w czyimś konkretnym przypadku okaże się korzystniejsza.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy jednoosobowa działalność gospodarcza – co korzystniejsze?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Każda z tych form ma swoje zalety i wady. Podejmując decyzję, należy rozważyć wszystkie za i przeciw. W głównej mierze jednak warto przeanalizować czy planujemy stworzyć duży biznes, czy coś mniejszego nas zadowoli. W pierwszym przypadku wydaje się korzystniejsze założenie spółki. Choćby ze względu na łatwiejszą możliwość uzyskania kredytu na rozruch firmy, a przede wszystkim na zniwelowanie odpowiedzialności finansowej w przypadku niepowodzenia. Wiąże się to jednak ze zwiększonymi kosztami zarówno przy rejestracji firmy, jak również obsługi księgowej. Nie można też zapominać o wniesieniu kapitału własnego. W początkowym okresie raczej nie będzie nas dotyczyć podwójne opodatkowanie, bowiem zazwyczaj przy uruchamianiu działalności koszty są dość wysokie i trudno o zyski.

Natomiast jeśli początki działalności ogranicza brak pieniędzy i nie są planowane duże inwestycje, a tym samym zaciąganie kredytu, to warto zastanowić się nad założeniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Szczególnie jeśli biznes nastawiony będzie na klientów indywidualnych albo skierowany do niedużych firm. Nie bez znaczenia mogą być preferencje w początkowym okresie w wysokości składek ZUS. I choć prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada się całym majątkiem, to przy zachowaniu ostrożności można ograniczyć ryzyko. Zdecydowanie dużo prostsze i mniej kosztowne jest zamknięcie tej formy działalności niż spółki z o.o. w razie niepowodzenia. A jeśli biznes wypali i zacznie się rozrastać zawsze istnieje możliwość założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wówczas ani wkład własny, ani dość wysokie koszty prowadzenia spółki nie będą nadmiernie obciążające.

Wpis powstał w ramach cyklu „Własna firma krok po kroku„, którego partnerem jest Bank Pekao S.A.