Są takie sytuacje, kiedy pracownik rozstaje się ze swoim pracodawcą i nie zdąży wykorzystać w pełni urlopu wypoczynkowego. Wtedy przysługuje mu ekwiwalent urlopowy, który ma być finansowym zadośćuczynieniem za to, że zatrudniony nie mógł wykorzystać w pełni przysługującego mu czasu odpoczynku.
Ekwiwalent urlopowy za zaległy urlop to ostateczność. Ustawodawca woli, by pracownik wykorzystał urlop na odpoczynek
Co do zasady urlop nie może być wymieniany na pieniądze. Kodeks Pracy bardzo dba o to, by pracownik miał zapewnione prawo do odpoczynku. Pracodawcy też powinno na tym zależeć, bowiem możliwość naładowania akumulatorów na urlopie, często zwiększa motywacje do pracy. Szczególnym przypadkiem, kiedy faktycznie niewykorzystany urlop rozlicza się w formie gotówkowej następuję, gdy dochodzi do rozwiązania umowy.
W sytuacji, gdy w chwili rozstania z pracodawcą, pracownikowi pozostają jeszcze niewykorzystane dni urlopowe, otrzymuje on ekwiwalent urlopowy. Liczbę przysługujących w danym roku dni urlopowych wylicza się, dzieląc roczny wymiar urlopu przez liczbę przepracowanych w danym roku miesięcy i zaokrąglając w górę. Przy czym, nawet jeżeli w danym miesiącu przepracowaliśmy 1 dzień, to wlicza się go jako całość.
Przykładowo, jeżeli ktoś pracuje do 4 kwietnia, a jego roczny wymiar urlopu wynosi 26 dni, to w 2021 roku przysługuje mu: 26 dni urlopu / 12 miesięcy * 4 przepracowane miesiące (styczeń-kwiecień) = 8,67 dnia urlopu, czyli zaokrąglając w górę 9 dni urlopowych.
Jeżeli nie wykorzystałby żadnego z nich, do momentu rozwiązania umowy, to przysługiwałby mu ekwiwalent za dziewięć dni.
Podstawa do wyliczenia ekwiwalentu ma jak najlepiej oddawać średnie zarobki pracownika
Ekwiwalent wylicza się według Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. (Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14). To tam jest zapisane, jakie części wynagrodzeń są brane pod uwagę przy wyliczaniu kwoty przysługującej za każdy dzień urlopu.
Podstawę do obliczenia ekwiwalentu stanowią:
- składniki wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje co miesiąc – czyli wynagrodzenie zasadnicze, na które pracownik jest umówiony z pracodawcą,
- wynagrodzenia zmienne, z ostatnich trzech miesięcy, które przysługują pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc – są to więc wszelkie premie i nagrody, jakie zatrudniony otrzymał za trzy ostatnie miesiące pracy,
- wynagrodzenia zmienne, z ostatnich dwunastu miesięcy, które przysługują pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc – są to np. premier roczne, kwartalne.
Wszystkie te składniki należy za każdym razem uśrednić. Jeżeli bierzemy więc premie z ostatnich trzech miesięcy, to ich wartość dzielimy przez trzy. A jeżeli mamy do czynienia z wynagrodzeniami za dłuższe okresy niż miesięczne to dzielimy je przez dwanaście.
Wskaźnik ekwiwalentu to nic innego jak średnia ilość dni do przepracowania w miesiącu
Tak otrzymaną podstawę, dzielimy przez wskaźnik, często nazywany współczynnikiem do ekwiwalentu. Jest on ustalany rokrocznie, a bierze się z odjęcia wszystkich dni wolnych, jakie przypadają w danym roku, od liczby dni kalendarzowych, jakie ma dany rok. W 2021 roku ten wskaźnik wynosi 21.
Wskaźnik 21 można wyliczyć samemu. Od 365 dni roku kalendarzowego odejmujemy:
– 52 niedziele,
– 52 dni wolne od pracy jakie przysługują w pięciodniowym tygodniu pracy,
– 9 dni świat ustawowo wolnych
365 dni – 52 dni – 52 dni -9 dni= 252 dni pracy
252 dni / 12 miesięcy = 21
Jeżeli ktoś ma zaległy urlop jeszcze za zeszły rok i musimy wyliczyć ekwiwalent obejmujący dwa różne lata, to potrzebny nam jest jeszcze wskaźnik z 2020 roku, który wynosił 21,08. Wtedy część urlopu dotyczącą starego roku rozliczamy starym wskaźnikiem, a część dotyczącą nowego roku, nowym.
Warto też pamiętać, że jeżeli osoba, dla której wyliczany jest ekwiwalent, była zatrudniana na część etatu, to wskaźnik także należy proporcjonalnie zmniejszyć. Dla ½ etatu, w 2021 roku będzie to 21*1/2=10,50.
Ekwiwalent urlopowy zawsze wylicza się za jedną godzinę pracy
Kiedy już mamy podstawę wynagrodzenia i wskaźnik, to pozostaje wyliczyć, ile przysługuje pieniędzy za jeden dzień urlopy. Następnie podzielić to przez 8, by otrzymać wynik za jedną godzinę pracy, a potem pomnożyć przez liczbę godzin urlopu, jaki pozostał pracownikowi.
Przykładowo, pan Jan Kowalski zwalnia się z pracy 5 kwietnia, przysługuje mu za rok 2021 dziewięć dni urlopu, ale wykorzystał tylko pięć. Za cztery dni należy wyliczyć ekwiwalent.
Zarobki Pana Kowalskiego wynosiły: 3000 złotych brutto oraz 500 złotych stałej miesięcznej premii. Był też on zatrudniony na cały etat.
Podstawa obliczenia ekwiwalentu: 3500 złotych,
Współczynnik ekwiwalentu za 2021 rok: 21,
Ekwiwalent za jeden dzień: 3500 złotych / 21 = 166,67 złotych
Ekwiwalent za jedną godzinę: 166,67 złotych / 8h = 20,83 złotych
Liczba godzin za którą należy się ekwiwalent: 4 dni urlopu * 8h = 32h
Kwota ekwiwalentu: 32h * 20,83 złotych = 666,56 złotych
Pracownik powinien iść na urlop w okresie wypowiedzenia, by wykorzystać przysługujący mu czas odpoczynku
Według art. 167(1) Kodeksu Pracy osoba zatrudniona jest zobowiązana wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca zdecyduje się na wysłanie jej. Oznacza to, że pracodawca, który chciałby uniknąć wypłacania ekwiwalentu urlopowego, może wysłać pracownika, który jest na okresie wypowiedzenia, na urlop.
