W związku z pandemią koronawirusa wielu pracowników wykonuje obecnie pracę z domu. Pracodawca nie zawsze jest jednak w stanie mu zapewnić odpowiedni sprzęt do pracy (a zdarza się, że wymusza na pracowniku korzystanie z własnego sprzętu). Zgodnie z przepisami powinien mu jednak wtedy wypłacić ekwiwalent za używanie własnego komputera.
Ekwiwalent za używanie własnego komputera podczas pracy zdalnej
W dobie pandemii koronawirusa wielu pracowników wykonuje swoje obowiązki zawodowe w trybie home office – na polecenie pracodawcy. W związku z tym pracodawca ma obowiązek zapewnić zatrudnionemu sprzęt niezbędny do pracy (czyli zazwyczaj laptopa, czasem telefon itd.). Nie zawsze jednak pracodawca ma sprzęt, który może przekazać pracownikowi. W takiej sytuacji pracownik może – pod pewnymi warunkami – pracować na własnym komputerze. Należy jednak pamiętać, że powinno to nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych (takich jak np. dane osobowe czy tajemnice przedsiębiorstwa).
Jeśli pracownik korzysta zen swojego sprzętu, pracodawca powinien wypłacić mu ekwiwalent za używanie własnego komputera podczas pracy zdalnej. Problem polega jednak na tym, że tej kwestii nie regulują wprost przepisy. Tym samym właściwie wszystko zależy od umowy między stronami.
Ekwiwalent za używanie własnego komputera w pracy zdalnej: jak ustalić jego wysokość?
Niestety – w kwestii ekwiwalentu za korzystanie z własnego sprzętu w pracy zdalnej nie ma też żadnych wytycznych, jeśli chodzi o ustalanie jego wysokości. Pracodawcy mogą jednak posiłkować się orzecznictwem sądów – w sprawie dotyczącej wysokości ekwiwalentu orzekał m.in. Sąd Apelacyjny w Gdańsku. W wyroku z 2015 r. orzekł, że w celu oszacowania kwoty ekwiwalentu dla pracownika pracodawca powinien wziąć pod uwagę różne czynniki, m.in. liczbę roboczogodzin, podczas których pracownik używał sprzętu, wartość jednej godziny używania takiego sprzętu (w oparciu o cenę rynkową sprzętu) czy normy zużycia. Oprócz tego pracodawca może wziąć pod uwagę np. ceny prądu. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na fakt, że zdaniem sądu ekwiwalent nie może być rodzajem ryczałtu, którego kwota jest ustalona w oderwaniu od okoliczności. Pracodawca ma zatem obowiązek ustalić wysokość ekwiwalentu kierując się konkretnymi przesłankami.
Oprócz orzecznictwa pracodawca może zresztą kierować się także przepisami Kodeksu pracy w odniesieniu do telepracy. Powyższe przepisy również zobowiązują pracodawcę do uwzględnienia – w szczególności – norm zużycia, cen rynkowych sprzętu czy „ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy”.
Wszystkie uzgodnienia dotyczące ekwiwalentu najlepiej uregulować na piśmie, w umowie między pracodawcą a pracownikiem. Tam też powinna znaleźć się wzmianka o wysokości ekwiwalentu, rodzaju pracy wykonywanej na rzecz pracodawcy, rodzaju sprzętu czy o czynnikach, które miały wpływ na wysokość świadczenia.
