Koszty uzyskania przychodu mogą się wielu kojarzyć głównie z umowami cywilnoprawnymi, ale występują także w przypadku umów o pracę. Niestety, pomimo nowelizacji sprzed dwóch lat, wciąż nie są zbyt wielkie i często nie stanowią faktycznie poniesionych wydatków związanych z dojazdami do pracy. Mimo to warto wiedzieć, jakie są koszty uzyskania przychodu pracownika oraz co zrobić, by móc odliczać wyższe.
Koszty uzyskania przychody pracownika wynoszą 250 lub 300 złotych miesięcznie, jeżeli pracuje u jednego pracodawcy
O tym, jak wysokie są koszty uzyskania przychodu przy umowie o pracę, decyduje ustawa o podatku od osób fizycznych. Art. 22 ust. 2 wyjaśnia, że w zależności od tego, czy pracownik mieszka w miejscowości, w której siedzibę ma zakład pracy czy poza nią, to różna jest ich wysokość.
Koszty uzyskania przychodu wynoszą:
- 250 złotych miesięcznie w przypadku pracy u jednego pracodawcy, gdzie przedsiębiorstwo znajduje się w tej samej miejscowości, w której mieszka pracownik, przy czym maksymalnie mogą wynieść nie więcej niż 3000 złotych rocznie,
- maksymalnie 4500 złotych rocznie w przypadku gdy pracownik pracuje u kilku pracodawców, ale zakłady pracy wszystkich znajdują się w tej samej miejscowości, w której mieszka pracownik,
- 300 złotych miesięcznie w przypadku pracy u jednego pracodawcy, gdzie przedsiębiorstwo znajduje się w innej miejscowości niż ta, w której mieszka pracownik, przy czym maksymalnie mogą wynieść nie więcej niż 3600 rocznie złotych,
- maksymalnie 5400 złotych rocznie w przypadku gdy pracownik pracuje u kilku pracodawców, i te przedsiębiorstwa znajdują się w innej miejscowości niż ta, w której mieszka zatrudniony, a jednocześnie nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.
Kwoty te są od października 2019 wyższe, ale ustawodawca nie zdecydował się na to, by wprowadzić w przepisach jakikolwiek mechanizm ich waloryzacji. Oznacza to, że wraz z ogólnym wzrostem wynagrodzeń oraz inflacją ich faktyczną wartość z roku na rok maleje.
W ustaleniu, czy można stosować wyższe koszty, decyduje miejsce faktycznej pracy, a nie głównej siedziby firmy
Jeżeli przedsiębiorstwo ma kilka zakładów pracy, to decydujący jest ten, w którym faktycznie swoją pracę wykonuje pracownik. Nie istotne jest wtedy, czy firma swoją główną siedzibę ma w tej samej miejscowości, w której mieszka zatrudniony.
Przykładowo, firma ma główną siedzibę w Toruniu, ale posiada też zakład pracy w Bydgoszczy. Pracownik, który pracuje faktycznie w bydgoskim zakładzie, ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, nawet jeżeli mieszka w Toruniu.
U pracownika decydujące jest też miejsce zamieszkania, a zameldowania. Liczy się to, gdzie zatrudniony przebywa z zamiarem stałego pobytu.
Aby odliczać podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika, niezbędne jest oświadczenie
Istotne jest jednak to, że aby móc odliczać u pracownika podwyższone koszty uzyskania przychodu, niezbędne jest oświadczenie złożone przez zatrudnionego. Dość jednoznacznie wskazuje na to art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi:
Zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 wykaz kosztów uzyskania przychodów ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.
Oznacza to, że nawet jeżeli przedsiębiorca wie, że jego pracownik mieszka w innej miejscowości, niż ma swoją siedzibę zakład pracy, to nie może bez oświadczenia odliczać podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
Jeżeli pracodawca nie odliczy wyższych niż dozwolone kosztów uzyskania przychodu, to nie oznacza, że one przepadają. Pracownik ma prawo w deklaracji rocznej (np. PIT-37 lub PIT-36) odliczyć sobie wyższe, przysługujące mu koszty uzyskania przychodu. Nie musi się sugerować tymi, które otrzyma na PIT-11 od pracodawcy.
