Przy Polskim Ładzie łatwo o tym zapomnieć, ale w styczniu wielu przedsiębiorców musi złożyć dodatkową deklarację

Firma Prawo dołącz do dyskusji (50) 10.01.2022
Przy Polskim Ładzie łatwo o tym zapomnieć, ale w styczniu wielu przedsiębiorców musi złożyć dodatkową deklarację

Patryk Wieczyński

Przy całym zamieszaniu, jakie jest związane z Polskim Ładem, warto zapomnieć o innych obowiązkach, związanych z wynagrodzeniami. Każdy, kto wypłacił wynagrodzenie za grudzień 2021 roku w styczniu 2022 roku, musi pamiętać, by złożyć do ZUS dodatkową deklarację. Kto składa ZUS RPA i co jeżeli o nim zapomnimy?

Kto składa ZUS RPA? Każdy, kto wypłaca wynagrodzenia na początku kolejnego miesiąca

Od 2019 roku przedsiębiorcy muszą pamiętać o jeszcze jednym obowiązku. ZUS RPA to wciąż stosunkowo nowa deklaracja, o której zwykle mało kto pamięta, ponieważ składa ją maksymalnie raz w roku.

Dodatkowo jej nazwa może być myląca, ponieważ ZUS RPA to:

„Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej”.

Złożyć muszą go jednak nie tylko osoby, które zatrudniają nauczycieli. Obowiązek taki ma każdy pracodawca, jeśli w danym miesiącu:

  • pracownik wykonywał pracę nauczycielską,
  • pracodawca wypłacił pracownikowi przychód należny za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy, i przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub – jeśli ubezpieczony przekroczył roczną podstawę wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
  • wypłacony został (obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego) przychód należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy (np. dodatek stażowy) i przychód ten w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Ten typ informacji jest potrzebny ZUS-owi przy wyliczaniu przyszłych rent i emerytur

W ZUS RPA pokazywane są nie tylko wynagrodzenia za pracę w grudniu, które pracodawca wypłacił w styczniu, ale też np. nagrody roczne lub kwartalne, które dotyczą zeszłego roku. Podobnie będzie też z wypłatą „trzynastek”, a także dodatków stażowych, jeżeli zostały wypłacone obok zasiłku, wynagrodzenia chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego.

Oznacza to, że jeżeli pracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie w styczniu 2022 roku za grudzień 2021, to powinien złożyć też za niego ZUS RPA, dzięki któremu ZUS będzie wiedział, że to wynagrodzenie dotyczy zeszłego roku.

Taką informację składa się nie tylko za osoby na umowę o pracę, ale także za zleceniobiorców oraz tych zatrudnionych na umowy agencyjne.

Dzięki złożeniu ZUS RPA, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wie, że daną wypłatę należy przypisać do poprzedniego roku, co pomaga np. przy ustalaniu emerytur lub rent. Oznacza to też, że przedsiębiorca musi składać ten druk tylko raz w roku, ponieważ w pozostałych miesiącach nadal pozostajemy w jednym roku kalendarzowym i nie jest istotne, że wynagrodzenie za marzec, wypłacone w kwietniu pokazujemy w deklaracji z oznaczeniem 04 202X. Nie dotyczy to oczywiście osób, które zatrudniają nauczycieli, ponieważ oni są zmuszeni składać tę deklarację za każdy miesiąc.

Oznacza to też, że ZUS RPA nie składają przedsiębiorcy, którzy wynagrodzenia swoim pracownikom wypłacają do końca miesiąca. Oni mają jeden obowiązek mniej do zapamiętania.

Brak ZUS RPA nie sprawi, że będziemy mieli niedopłatę składek, ale i tak trzeba będzie robić korektę

Jeżeli ktoś zapomniał złożyć ZUS RPA, to powinien dokonać korekty deklaracji złożonych za styczeń 2022 roku. Plusem tego jest fakt, że tego typu druki są jedynie informacyjne, co oznacza, że nie będzie miała miejsce sytuacja, kiedy przez jego brak dojdzie do niedopłaty składek do ZUS. Warto jednak to zrobić jak najszybciej, a nie czekać na potencjalną informację z ZUS, ponieważ ta może przyjść dopiero, gdy któryś z pracowników będzie szedł na emeryturę lub rentę. Cofanie się wtedy do poprzednich lat może być utrudnione i wymagać dużo pracy.

ZUS RPA składa się też jedynie wtedy, kiedy ma on wartość większą niż zero. Jeżeli mamy więc np. zleceniobiorcę, który za grudzień nie otrzymał żadnego wynagrodzenia, to za taką osobę nie składamy ZUS RPA. Ten druk z zerami może pojawić się jedynie wtedy, kiedy chcemy wyzerować poprzednio błędnie złożoną deklarację.

Czas na złożenie ZUS RPA jest dokładnie taki sam jak przy pozostałych deklaracjach do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca powinien więc złożyć tę informację do 15 dnia miesiąca.