Jak przekonać fiskusa, że wrzucenie wydatków na odkurzacz automatyczny w koszty firmowe jest zasadne?

Firma Lokowanie produktu Podatki Technologie dołącz do dyskusji (49) 23.07.2020
Jak przekonać fiskusa, że wrzucenie wydatków na odkurzacz automatyczny w koszty firmowe jest zasadne?

Edyta Wara-Wąsowska

Przedsiębiorcy stale szukają okazji na zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności, m.in. poprzez wliczanie różnych wydatków w koszty firmowe. Czasem się jednak wahają, bo nie wiedzą, jak zareaguje fiskus – i czy nie podważy zasadności jakiegoś zakupu. Wątpliwości dotyczą m.in. wliczania w koszty szeroko rozumianej elektroniki – nie zawsze wiadomo, kiedy coś jest tylko gadżetem lub sprzętem do użytku osobistego, a kiedy czymś, co może przydać się w firmie. 

Fiskus sceptycznie podchodzi do wliczania elektroniki w koszty firmowe, ale coraz częściej zmienia zdanie

Fiskus z dużą dozą ostrożności podchodzi do wliczania w koszty firmowe dwóch rodzajów wydatków:

  • tych, które są związane z prowadzeniem działalności o stosunkowo nowym profilu (m.in. większości biznesów on-line),
  • tych, które przeznaczono na zakup elektroniki wykraczającej poza standardowy zestaw laptop, komputer stacjonarny i telefon.

Wynika to po części z faktu, że przepisy prawa często są oderwane od rzeczywistości. Nie uwzględniają nowych trendów czy rozwoju technologii. Wydaje się jednak, że mimo wszystko obecnie fiskus i tak coraz rzadziej kwestionuje wydatki, które jeszcze niedawno uznawał za niepotrzebną fanaberię przedsiębiorcy. Dobrym przykładem jest chociażby smartwatch – w przeciwieństwie do zwykłego zegarka można go bez obaw wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Najlepszym dowodem jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej z Bydgoszczy z 4 listopada 2016 r. Na pytanie „czy można kupić zegarek na firmę” odpowiedź brzmi zatem – jak najbardziej.

Fiskus nie powinien mieć również problemu z wrzuceniem w koszty zakupu np. drogich słuchawek (czy zestawów słuchawkowych), iPada, powerbanków, aparatów, uchwytów do telefonów itd. Oczywiście należy wykazać, że dany sprzęt przyczynia się do zachowania lub zwiększenia przychodów firmy – w innym wypadku poniesionego wydatku nie będzie można wrzucić w koszty. W przypadku wymienionych wyżej sprzętów zazwyczaj nie sprawia to żadnej trudności.

Co jednak z mniej oczywistymi sprzętami? Czy możliwe jest na przykład, by zaliczyć cieszący się coraz większą popularnością odkurzacz automatyczny (taki jak chociażby iRobot Roomba) w koszty uzyskania przychodu? W końcu – jak mogą argumentować niektórzy – pozwala przedsiębiorcy na zaoszczędzenie czasu, który może poświęcić na działalność biznesową.

iRobot Roomba a koszty uzyskania przychodu. Tak czy nie?

Do tematu wrzucenia wydatku na iRobot Roomba w koszty uzyskania przychodu warto podejść od innej strony. Czy przedsiębiorca może wliczać w koszty firmowe wydatki na środki czystości i utrzymanie czystości biura? Tutaj wątpliwości nie ma. Jeśli przedsiębiorca ma własne biuro, to w koszty uzyskania przychodu wrzuci i odkurzacz, i np. serwis sprzątający, jeśli taki zamówi. Dodatkowo może też wliczyć wszelkie wydatki takie jak mydło, ręczniki papierowe itd. Wydaje się zatem, że nic nie stoi na przeszkodzie, by także odkurzacz automatyczny, taki jak iRobot Roomba, wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Oprócz tego odkurzacz można również zaliczyć w takim wypadku do wyposażenia biura.

O ile jednak w przypadku przedsiębiorców mających własne biuro wrzucenie odkurzacza automatycznego w koszty nie powinno budzić sprzeciwu fiskusa, o tyle większe wątpliwości budzi sytuacja, gdy przedsiębiorca nie ma biura, a działalność prowadzi we własnym mieszkaniu.

„Najbezpieczniej”, jeśli przedsiębiorca jednocześnie przyjmuje klientów (np. świadczy usługi doradcze), a do działalności gospodarczej ma wyodrębnione pomieszczenie w mieszkaniu. W takiej sytuacji wliczenie kosztów zakupu odkurzacza takiego jak Roomba w koszty uzyskania przychodu nie powinno sprawić problemu. Sytuacja staje się problematyczna, gdy przedsiębiorca klientów nie przyjmuje, a prowadzi np. biznes całkowicie online. W lepszej sytuacji na pewno znajdują się przedsiębiorcy, którzy np. recenzują różnego rodzaju sprzęty i jest to integralna część ich działań biznesowych, generująca przychody.

W razie wątpliwości zawsze warto wystąpić o interpretację indywidualną

Co powinni natomiast zrobić pozostali przedsiębiorcy? Najbezpieczniej po prostu wystąpić o interpretację indywidualną do fiskusa, opisując dokładnie stan faktyczny. Warto jednocześnie pamiętać, że interpretacja chroni podatnika w momencie, gdy dotyczy zdarzenia przyszłego – a nie takiego, które już nastąpiło. Tym samym o interpretację należy wystąpić jeszcze przed zakupem, opisując, jak ma być wykorzystywany w działalności i jak przyczyni się do zabezpieczenia/zwiększenia przychodów.

Tekst powstał we współpracy z iRobot