Z przepisów RODO wynika, że PESEL jest jedną z danych, która powinna być szczególnie chroniona. O ile nie ma co do tego większych wątpliwości, jeżeli chodzi o podmioty prywatne, o tyle można zastanawiać się, jak to w końcu powinno działać w przypadku urzędów. Czy instytucje publiczne przypadkiem nie wymagają zbyt często podawania numeru PESEL?
RODO a PESEL i wymóg podawania numeru w urzędach
RODO czyni numer PESEL rodzajem danych podlegających szczególnej ochronie. Tym samym konieczność podawania go, zwłaszcza prywatnym podmiotom, powinna zostać ograniczona jedynie do niezbędnych przypadków. Jak jest jednak w przypadku urzędów?
Ciekawy jest przypadek uchwały gminy Jabłonna dotyczącej wzoru wniosku do wypłaty dodatku energetycznego. Wojewoda mazowiecki unieważnił uchwałę. Wszystko przez to, że w załączniku do niej znalazł się wymóg podania PESEL. Tym samym osoba składająca wniosek musiałaby go umieścić na karcie. Zdaniem wojewody taki wymóg jest niezgodny z zasadą minimalizacji danych. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne, jeśli chodzi o cel ich podawania. Wojewoda twierdzi, że w tym przypadku naruszono zasadę niezbędności.
Czy obawa wojewody jest słuszna, czy jednak – mówiąc wprost – nieco bezsensowna?
Urzędy często i tak mają dostęp do systemu PESEL
Problem polega na tym, że jeśli chodzi o kwestię wypłat dodatku energetycznego, to organy, do których składa się odpowiedni wniosek… i tak mają dostęp do systemu PESEL. Oczywiście chodzi o konkretnych, wyznaczonych urzędników i to tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne.
Nie ma więc mowy o tym, by numer PESEL został w takiej sytuacji ujawniony, ponieważ organ i tak nim dysponuje. Podanie numeru we wniosku ma na celu jedynie usprawnienie procedury.
Ponadto należy pamiętać, w jakim celu stworzono PESEL i czemu ma służyć. Chodzi przecież o jednoznaczną identyfikację danej osoby. W sprawach urzędowych jest to niezbędne. Pomyłka może srogo kosztować zarówno urzędnika (a raczej: organ, w którym pracuje) jak i samego interesanta. Tym samym ułatwienie rozliczenia urzędowi poprzez wymóg podania PESEL na wniosku o dodatek czy dopłatę nie trzeba od razu traktować jako naruszenie zasad RODO. Zwłaszcza w sytuacji, gdy organ i tak ma dostęp do numeru. Pewne wątpliwości może co najwyżej wzbudzać sytuacja, gdy urząd nie posiada numeru PESEL obywatela, a żąda podania go we wniosku. I to mimo tego, że nie jest to absolutnie konieczne do przeprowadzenia identyfikacji. W tym momencie znowu pojawia się jednak pytanie – a co jeśli zajdzie pomyłka, bo np. podane przez obywatela dane jednak nie wystarczyły do jednoznacznej identyfikacji?
Warto też pamiętać o tym, że czym innym jest podawanie numeru PESEL w urzędzie, a czym innym – podmiotom komercyjnym. Szczególna ochrona numeru PESEL dotyczy przede wszystkim sytuacji, w których w posiadanie numeru chce wejść podmiot komercyjny lub osoba prywatna – bez uzasadnionego interesu prawnego.
