„Za drogi ten hotel, który pan wybrał”. Oto jak firmy tracą pieniądze na delegacjach

Trzy historie i płynące z nich wnioski

Mój kolega regularnie podróżuje służbowo między Gdańskiem a Warszawą. Przełożeni często kręcą nosem, widząc faktury za hotele – ich zdaniem zbyt drogie. I dzieje się tak mimo tego, że zawsze celuje on w budżetowe opcje.

Znam też sekretarkę z dużej firmy, która często musi być obecna w pracy w ekstremalnie późnych godzinach. Powód? Liczne delegacje personelu. Gdyby zawiódł transport, musi być dostępna, by poszukać dla pracowników alternatywnych opcji powrotu.

Jeszcze bardziej jaskrawy przykład to historia mojej znajomej, która była na wyjeździe służbowym w Rzymie. Podróż planowała office managerka.

„Na wczoraj” szukała lotu w konkretnym budżecie, a porównywanie wielu ofert zajęło jej sporo czasu w natłoku obowiązków. Nieoficjalnie pełni ona w firmie funkcję organizatorki służbowych podróży, choć nikt nie policzył, czy robi to efektywnie.

Po spotkaniu biznesowym znajoma musiała od razu wracać do kraju. Nie zobaczyła w Rzymie nawet Koloseum, mimo że chciała sobie przedłużyć pobyt na własny koszt. W firmie nie wiedziano bowiem, jak to rozliczyć, żeby później nie było kłopotów.

Ukazane przykłady nie są niestety anegdotyczne. To rzeczywistość przedsiębiorstw, które w wielu obszarach okazują się perfekcyjnie zarządzane i wykorzystują do tego technologię.

Kwestia wyjazdów służbowych bywa w nich jednak mocno zaniedbana. Często dzieje się tak z powodu przyzwyczajenia i braku świadomości, że organizacja delegacji może wyglądać inaczej.

Nie ma jasnych procedur, a wewnętrzna polityka podróży istnieje tylko w teorii

Wyjeżdżający służbowo pracownicy często samodzielnie dokonują rezerwacji i kupują bilety, a ich przełożeni nie mają nad tym żadnej kontroli.

Przeciętną delegację poprzedzają liczne pytania do office managerów. Prośba o udzielenie informacji o dopuszczalny standard noclegu czy środek transportu to tylko niektóre z nich. Wbrew pozorom opisane problemy są zaledwie wierzchołkiem góry lodowej.

Kolejne z nich ujawniają się bowiem na etapie powrotu pracowników z wyjazdów. Księgowi otrzymują od nich masę dokumentów potwierdzających wydatki. Z ich ręcznym rozliczeniem mają sporo pracy.

Zadanie to bywa bardzo stresujące. Wydatkom na delegacje często przygląda się bowiem fiskus, a także wewnętrzni audytorzy. Księgowi wolą niektóre z nich odrzucić, żeby później nie musieli za nie świecić oczami.

Na domiar złego, gdy w firmach podsumowywane są różne budżety, często nie wiadomo, ile tak naprawdę wśród nich wynoszą podróże służbowe. Wynika to z rozproszenia tych danych. Są one w Excelu, mailach, różnych dokumentach i niezależnych systemach rezerwacji.

Ponieważ takie wydatki zazwyczaj księguje się ręcznie, na pytania o poszczególne kategorie, np. wszystkie koszty noclegów w firmie, nie da się odpowiedzieć bez czasochłonnych obliczeń. A przecież tylko pełna transparentność może prowadzić do szukania związanych z tym oszczędności.

Polityka podróży, kontrola nad wydatkami i… idealny system

Tymczasem wszystko to mogłoby wyglądać zupełnie inaczej. Podstawą jest oczywiście wdrożenie w firmie jasnej i sformułowanej na piśmie polityki podróży. Pracownicy muszą wiedzieć, jakie obowiązują ich zasady przy wyjazdach.

Przykładowo mogą one dotyczyć tego, że maksymalna cena za nocleg w mieście wojewódzkim to w danym roku 450 zł, a w odległości do 350 km preferowanym środkiem transportu jest kolej.

Rzecz jasna, akceptowalne wydatki w polityce delegacji mogą być zróżnicowane w zależności od zajmowanego stanowiska.

Obok stworzenia takiego dokumentu dobrą praktyką jest ułożenie procesu planowania podróży, nad którym działy finansowe mają kontrolę.

Najlepiej byłoby jeszcze połączyć go z systemem umożliwiającym np. rezerwację noclegów, zakup biletów i ewentualnie innych usług w najkorzystniejszych cenach, zintegrowanym z programem zbierającym wszystkie koszty.

Choć brzmi to jak idealne rozwiązanie z filmu o przyszłości, takie narzędzie naprawdę istnieje. Jest nim platforma worktrips.com, oferująca gotowy do wdrożenia system w każdej firmie. Można skonfigurować go w taki sposób, aby był on w pełni dostosowany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.

Planowanie tańszych podróży służbowych w kilka minut

Platforma worktrips.com nie jest zwykłym systemem do rezerwowania noclegów i kupowania biletów. To kompleksowe narzędzie do organizowania służbowych podróży z poziomu prostej i intuicyjnej aplikacji online.

System worktrips.com obejmuje każdy ich etap: od wyboru najkorzystniejszego cenowo oraz optymalnego noclegu i transportu aż po automatyczne raportowanie.

Używając go, nie trzeba spędzać wielu godzin na porównywaniu licznych ofert. Wszystko znajduje się w jednym miejscu. Przykładowo, dostępnych hoteli i apartamentów z całego świata mamy do dyspozycji, bagatela, ponad 2,8 miliona.

Narzędzie jest też zintegrowane z liczbą ponad 900 linii lotniczych, co umożliwia dostęp do biletów w nieosiągalnych dla przeciętnego Kowalskiego systemach.

Ceny za noclegi, transport i inne usługi często są niższe w porównaniu z indywidualnymi rezerwacjami. Platforma worktrips.com umożliwia korzystanie ze stawek korporacyjnych wynegocjowanych przez firmę.

Pracownicy rezerwują podróże służbowe pod kontrolą akceptujących wydatki przełożonych. Przedstawione rozwiązanie pozwala personelowi na zachowanie autonomii przy nieinwazyjnym nadzorze nad wszystkimi działaniami. Włącznie z lokalizowaniem pracowników w kryzysowych sytuacjach.

Platforma ogranicza możliwość zaplanowania zbyt drogiego wyjazdu na koszt firmy. Wynika to z tego, że narzędzie worktrips.com wymaga wdrożenia polityki podróży służbowych.

Pracownik na etapie planowania wyjazdu widzi, które połączenia lotnicze, kolejowe czy hotele są zgodne z wewnętrznymi zasadami, a które nie.

Przełożony lub inna osoba zarządzająca podróżami z ramienia firmy może np. od razu kliknąć i zaakceptować podróż bezpośrednio na platformie. Wówczas pracownik otrzyma powiadomienie mailowe i zobaczy to także w aplikacji.

Administrator podróży może też odrzucić delegację lub skierować ją do poprawy przez pracownika. Istnieje również opcja, aby dopisać w systemie uzasadnienie, dlaczego wyjazd wymaga zmian (do tego celu przewidziano specjalne pole).

Platformę można także skonfigurować tak, że podróże, które są zgodne z polityką travel, będą automatycznie akceptowane.

Narzędzie worktrips.com zapewnia pełne wsparcie wszystkim korzystającym z niego użytkownikom. Agenci podróży są dla nich dostępni całodobowo przez 365 dni w roku.

Wyjeżdżający pracownicy oraz ich przełożeni mogą się z nimi kontaktować aż na trzy sposoby. Do wyboru mają czat online, telefon oraz e-mail.

Taka pomoc przydaje się zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych, jak np. odwołanie lotu czy overbooking. Pozwala na znaczące oszczędności w firmach, w których do tego rodzaju zadań wyznaczani są dodatkowi pracownicy.

Wspomniane wsparcie przydaje się także na etapie planowania podróży. Częste obecnie pytania z tego obszaru dotyczą np. rozliczania wyjazdów służbowych połączonych z kilkoma dniami urlopu z noclegami.

Jasność dla urzędu skarbowego i audytorów

Platforma zbiera rozproszone wydatki z podróży w jednym miejscu. Jej działanie opiera się na cyfrowym obiegu dokumentów. Firma otrzymuje faktury zbiorcze w postaci elektronicznej, np. raz w miesiącu.

Zawierają one całościowe wydatki wyjeżdżającego personelu. Faktury zbiorcze za delegacje pracowników upraszczają ich rozliczenie do minimum i odciążają księgowość.

Przedstawienie wszystkich kosztów służbowych podróży w przejrzystych dokumentach umożliwia pełny wgląd w to, ile firma płaci za wyjazdy. Stawia to przedsiębiorstwo na silnej pozycji podczas kontroli urzędu skarbowego i wewnętrznych audytów.

Nie na tym jednak koniec, bo worktrips.com umożliwia generowanie na podstawie nakładów na delegacje wyspecjalizowanych raportów, uwzględniających np. konkretne działy firmy czy wybranych pracowników.

Bezpłatna konsultacja pozwala poznać ofertę

Platforma worktrips.com to narzędzie, które daje korzyści zarówno pracownikom, jak i firmom. Używanie jej nie tylko ogranicza budżet i uwalnia czas personelu, ale także ułatwia życie wyjeżdżającym służbowo osobom.

Wdrożenie w przedsiębiorstwie narzędzia worktrips.com stanowi więc korzystne rozwiązanie dla obu stron. Poza bieżącym ograniczeniem wydatków pozwala na dalsze oszczędności w dłuższej perspektywie.

Klarowne dane na temat służbowych podróży pracowników dają przestrzeń do kolejnych optymalizacji. O prostocie całego procesu można dowiedzieć się podczas bezpłatnej konsultacji ze specjalistą WorkTrips.

Zanim firma podejmie decyzję o wdrożeniu platformy, może przetestować darmową wersję demo, pozwalającą na zapoznanie się z systemem. Daje to sporą wiedzę o tym, ile zyska przedsiębiorstwo na używaniu narzędzia worktrips.com.

Jeśli pracownicy w Twojej firmie dużo wyjeżdżają, ułatwienie im tego może nie tylko obniżyć koszty, ale także zbudować kolejną przewagę konkurencyjną.

Artykuł powstał we współpracy z worktrips.com

Obserwuj nas w Google Discover

Podobają Ci się nasze treści?

Google Discover

Obserwuj