Fakturę wystawisz w swoim programie, a do kontrahenta wyślesz ją przez serwery ministerstwa
Założenie systemu ma być proste. Faktura wystawiana jest tak jak obecnie, na programie komputerowym, ale potem nie musi być drukowana i przekazywana klientowi, lecz wystarczy wysłać ją do Ministerstwa Finansów. Korzystając z numerów identyfikacyjnych jak NIP czy REGON, Ministerstwo będzie mogło przekazać ten dokument do klienta docelowego.
Faktury będą miały charakter ujednolicony. Oznacza to, że każda z nich będzie musiała zawierać określone informacje i będzie musiała mieścić się w pewnym schemacie, by rządowe serwery mogły ją poprawnie zinterpretować.
Aby wszystko szło sprawniej, rząd zaproponuje dwa rozwiązania dla przedsiębiorców. Opublikuje API, dzięki któremu firmy przygotowujące programy do wystawiania faktur będą mogły dostosować swoje produkty i pozwolić wysyłać takie dane swoim klientom, tak jak dzieje się to obecnie np. z deklaracjami JPK. Drugim rozwiązaniem będzie bezpłatna aplikacja "e-mikrofirma", która pozwoli wystawiać faktury tym, którzy na co dzień nie korzystają z programów i być może nadal wystawiają faktury ręcznie.
Sprawdź polecane oferty
RRSO 21,36%
Krajowy System e-Faktur obowiązkowy dla każdego od 2023 roku
Jak wyjaśniał wiceminister finansów, cały rok 2022 ma być czasem testów, gdzie z usług Krajowego Systemu e-Faktur będzie mógł korzystać tylko ten, kto chce. Taki czas jest niezbędny chociażby dlatego, że to stosunkowo nowatorskie rozwiązanie. Tylko trzy kraje w Europie zaimplementowały jak dotąd taki system kontroli przedsiębiorców. Takie rozwiązania funkcjonują jak dotąd we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii, a do wprowadzenia podobnego systemu szykują się Francuzi.
W Polsce korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma być obowiązkowe najszybciej od 2023 roku. Zachętą dla przedsiębiorców, by szybciej włączyć się do systemu, ma być m.in. przyśpieszenie zwrotów z VAT, które zamiast w 60 dni, mają być realizowane w maksymalnie 40.
Ostatnie lata to ofensywa Ministerstwa Finansów w kwestii kolejnych obowiązków narzucanych firmom w sprawie faktur
Motywacje Ministerstwa Finansów są dość oczywiste. Wprowadzając rządowe centrum faktur, będzie miał lepszą i szybszą kontrolę nad tym, co dzieje się u przedsiębiorców i skuteczniej będzie mógł przeciwdziałać wyłudzeniom podatku VAT.
Zresztą będzie to kolejna zmiana wprowadzana w tym kierunku. Najpierw Ministerstwo wymusiło płacenie za niektóre faktury metodą podzielonej płatności, co zmusiło firmy do zakładania kolejnych rachunków, na których odkładany jest podatek VAT. Ostatnią ważną zmianą było wprowadzenie plików JPK, dzięki którym już teraz przedsiębiorcy wysyłają co miesiąc informację o każdej wystawionej i otrzymanej faktury, oznaczając specjalnymi znacznikami te, które Ministerstwo uznało za teoretycznie podejrzane i mogące prowadzić do wyłudzeń.
Przekazywanie całych faktur, które by dotrzeć do kontrahenta, będą musiały przejść przez rządowy serwer, jest więc tylko kolejnym krokiem, na jasno wytyczonej ścieżce.
Krajowy System e-Faktur to rewolucja w firmach i biurach rachunkowych
Wprowadzenie systemu e-Faktur, które każda firma będzie mogła ściągnąć do swojego systemu księgowego, będzie też rewolucją dla wielu firm i biur rachunkowych. Wszędzie tam, gdzie występują pracownicy, którzy odpawiadają za wprowadzanie danych z faktur do programu, zwłaszcza tych związanych z zakupami, będzie musiała znaleźć nowe obowiązki.
Podobny problem mogą mieć firmy, które proponują wszelakie skanery wspomagające firmy w odczytywaniu dokumentów. W sytuacji, gdy wszelkie dane będą w komputerze, zaciągnięte z rządowego serwera, ich usługi mogą okazać się dla wielu firm zbędne.
