Podstawowym dokumentem potwierdzającym zatrudnienie jest umowa o pracę. Dla pracodawcy najkorzystniejsze jest zatrudnienie pracownika na czas określony. Kodeks Pracy wprowadza jednak pewne obostrzenia, jeżeli chodzi o to, jak długo można zatrudniać kogoś w taki sposób. Limit umów na czas określony jest jasno wyrażony, ale często i tak stanowi problem.
Kiedy nowy pracownik pojawia się w firmie, najczęściej zatrudniany jest na umowę o pracę. Dopiero później, po sprawdzeniu tego, czy sobie poradzi oraz, czy samemu chce podjąć dalsze zatrudnienie, podpisywana jest pierwsza poważna umowa.
Taka umowa może być podpisana na czas określony lub nieokreślony. W pierwszym z przypadków obie strony stwierdzają, że stosunek pracy będzie trwał np. przez najbliższe 12 miesięcy. I jeżeli na końcu tego okresu pracodawca nie zaproponuje przedłużenia umowy albo pracownik je odrzuci, to taki stosunek pracy po prostu przestaje istnieć, a umowa wygasa.
W przypadku umowy na czas nieokreślony mamy umowę, gdzie obie strony stwierdzają, że jeżeli nic się nie wydarzy, to pracownik będzie pracował w danej firmie tak długo, aż sam zrezygnuje, albo gdy jakieś losowe wydarzenie sprawi, że będzie musiało nastąpić rozwiązanie tego stosunku.
Maksymalnie 33 miesiące na czas określony i trzy umowy. Wystarczy przekroczenie jednego z tych limitów i umowa automatycznie zostaje uznana za bezterminową
Nic więc dziwnego, że pracownicy dążą do tego, by jak najszybciej podpisać umowę na czas nieokreślony, a pracodawcy często wolą przeczekać, jak najdłużej się da i proponować umowy terminowe.
Przedsiębiorca nie może jednak przedłużać w nieskończoność umów na czas określony. Kodeks Pracy narzuca w tej kwestii jasne ograniczenia. Mówi o tym artykuł 25(1):
§ 1. Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Skąd biorą się te 33 miesiące? Do limitu tych umów nie jest brany pod uwagę okres próbny, który trwać może maksymalnie trzy miesiące. Razem daje nam to 36 miesięcy, czyli trzy lata. Ustawodawca uznał, że tych kilka lat to maksymalny czas, po jakim pracownikowi powinna przysługiwać już pewność zatrudnienia, jaką daje umowa na czas nieokreślony.
Jeżeli więc jakiś pracodawca chce, najdłużej jak się da, zatrudniać kogoś na czas określony, to musi pamiętać, że nie może przekroczyć żadnego z tych warunków:
- maksymalnie trzy umowy,
- maksymalnie 33 miesiące.
Przykładowo, jeżeli jakiś pracownik jest zatrudniony przez nas od 1 sierpnia 2021 to zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, możliwe jest takie podpisywanie umów:
- umowa na okres próbny – 1 sierpnia 2021 roku – 31 października 2021 roku (3 miesiące, nie wlicza się w limit okresu i liczby umów),
- pierwsza umowa na czas określony – 1 listopada 2021 roku – 31 lipca 2022 roku (9 miesięcy z 33 miesięcy limitu, 1 z 3 możliwych umów na czas określony),
- druga umowa na czas określony – 1 sierpnia 2022 roku – 31 lipca 2023 roku (12 miesięcy, łącznie 21 miesięcy z 33 miesięcy limitu, 2 z 3 możliwych umów na czas określony),
- trzecia umowa na czas określony – 1 sierpnia 2023 roku – 31 lipca 2024 roku (12 miesięcy, łącznie 33 miesiące z 33 miesięcy limitu, 3 z 3 możliwych umów na czas określony).
Każda kolejna umowa, niezależnie od tego, na ile chciałby zawrzeć ją pracodawca, powinna być już na czas nieokreślony. Dzieje się tak automatycznie, nawet jeżeli obie strony zawrą kolejną umowę na czas określony, to zgodnie z par. 3 art 25(1) Kodeksu Pracy;
§ 3. Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż okres, o którym mowa w § 1, lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż liczba umów określona w tym przepisie, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie okresu, o którym mowa w § 1, lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.
Oznacza to, że jeżeli w naszym powyższym przykładzie pracodawca, zamiast tej trzeciej umowy na rok, dałby pracownikowi do podpisania umowę na czas określony, na trzy lata, to i tak, po upływie roku, kiedy osiągnięty zostałby limit 33 miesięcy, automatycznie zamieniłaby się ona w umowę na czas nieokreślony i tak powinna być traktowana.
Przerwa w zatrudnieniu nie zeruje licznika. Limit umów na czas określony obowiązuje, nawet gdy pracownik do nas wraca
Czasem może być tak, że jakiś pracownik przestaje u nas pracować, ale wraca do załogi po pewnym czasie. Pozostaje pytanie, czy jeżeli minął np. rok lub dwa, to czy mamy do czynienia z nowym limitem 33 miesięcy, czy nie. Otóż jeżeli w zatrudnieniu nastąpiła przerwa, to limit umów na czas określony nie zeruje się. Zarówno jeżeli chodzi o ich długość, jak i ilość.
Przykładowo:
Pan Franek był zatrudniony w naszej firmie od 1 stycznia 2019 roku do 31 grudnia 2020 roku, czyli przez 24 miesiące. Teraz chcemy zatrudnić go od 1 września 2021 roku. Jako że limit umów się nie zeruje, to maksymalny czas, na jaki możemy go zatrudnić, na podstawie umowy na czas określony to dziewięć miesięcy (33 miesiące limitu – 24 miesiące poprzedniego zatrudnienia).
Chyba że podczas tego poprzedniego zatrudnienia, kiedy pracował 24 miesiące, wykorzystany został limit trzech umów (np. pierwsza umowa na pół roku, druga na pół roku, trzecia na rok). Wtedy, nawet jeżeli pozostało nam dziewięć miesięcy limitu czasowego, to i tak Pana Franka powinniśmy zatrudnić od razu na podstawie umowy na czas nieokreślony.
Są wyjątkowe sytuacje, gdy nie trzeba przestrzegać limitu umów na czas określony. Ale albo są rzadkie, albo wymagają zgłoszenia się do Inspekcji Pracy
Limit umów na czas określony nie jest brany pod uwagę tylko przy specyficznych typach umów o pracę:
- w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
- w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
- w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie
Przy czym jest tam też dopisek, że ich zawarcie musi być niezbędne i służyć rzeczywistemu zaspokojeniu potrzeb przedsiębiorcy. Ma to być zniechęcające do powoływania się na ten artykuł tylko po to, by nie musieć podpisywać z pracownikiem umowy na czas nieokreślony.
Zwłaszcza dotyczy to „obiektywnych przyczyn pracodawcy”. Takimi przyczynami może być np. projekt realizowany przez firmę, który ma trwać przez 48 miesięcy, a pracownik jest niezbędny tylko do jego realizacji. Podobnym przykładem może być np. zatrudnienie pracowników na konkretną budowę, która ma trwać 5-6 lat. Wtedy można uznać takie przyczyny za obiektywne i zamiast umowy na czas nieokreślony po 33 miesiącach, podpisać umowę na czas określony, do końca trwania projektu, budowy lub innej tego typu przyczyny.
Przyczynami wykorzystania tego przepisu nie są natomiast np. przyjęta polityka firmy czy kłopoty finansowe. Warto też zauważyć, że jeżeli ktoś zdecyduje się na skorzystanie z tego wyłączenia z obowiązku przestrzegania liczby i czasu trwania umów na czas określony, to musi samemu, w ciągu pięciu dni od dnia zawarcia umowy z pracownikiem, zgłosić ten fakt do Państwowej Inspekcji Pracy. Może to zrobić pisemnie lub elektronicznie i obowiązkowo należy tam też wskazać przyczynę zawarcia takiej umowy.
