Co do zasady odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy spoczywa na dłużniku. Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego ma on obowiązek naprawienia szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Co więcej, dłużnik odpowiada także za działania czy zaniechania osób trzecich tak samo jak za swoje, jeśli powierzył takim osobom wykonanie umowy lub z ich pomocą ją wykonywał. Chodzi tu więc chociażby o pomocników czy wykonawców.

O odpowiedzialności dłużnika można mówić tylko, gdy zostaną spełnione trzy warunki:

Chcąc otrzymać odszkodowanie za niewykonanie umowy, wierzyciel musi więc wykazać, że te trzy warunki zostały spełnione. Nie ma natomiast konieczności udowadniania, że dłużnik jest winny niewywiązania się ze zobowiązania. To druga strona, jeśli chce uwolnić się od odpowiedzialności, musi wykazać przed sądem, że postępowała zgodnie z umową albo że nie wywiązała się z niej ze względu na okoliczności, za które odpowiedzialności nie ponosi.

Nie oznacza to jednak, że każde niewykonanie umowy pociąga za sobą obowiązek zapłaty odszkodowania. Art. 471 wprowadza jeszcze jeden warunek. Dłużnik nie zapłaci odszkodowania, jeśli do sytuacji doszło w następstwie okoliczności, za które ten nie ponosi odpowiedzialności.

Chodzi tu o przypadki zupełnie niezależne od strony takie jak chociażby ulewa uniemożliwiająca dostarczenie towaru na czas. W tej kategorii nie mieści się już jednak sytuacja, gdy dłużnik nie wywiąże się ze zobowiązania ze względu na to, że jego własny kontrahent tego nie zrobił – na przykład nie otrzymał materiałów potrzebnych do realizacji zamówienia w umówionym terminie.

Choć jednak ustawa zwalnia dłużnika z odpowiedzialności w pewnych przypadkach, w umowie można wprowadzić zmiany w tym zakresie. Dopuszcza się rozszerzenie odpowiedzialności dłużnika także na okoliczność zdarzeń losowych czy siły wyższej. Tak samo zresztą strony mogą zdecydować się na wprowadzenie postanowień bardziej korzystnych i zawężenie przypadków odpowiedzialności.

Wysokość odszkodowania zależy od wysokości poniesionej szkody. Dłużnik ma bowiem obowiązek naprawienia jej w całości, a więc przywrócenia majątku poszkodowanego do takiego stanu, jaki istniałby, gdyby szkoda nie miała miejsca. Poszkodowany może więc domagać się naprawienia poniesionych strat, czyli wszystkich kosztów związanych z samą szkodą. Oprócz tego dłużnik będzie też musiał zwrócić tzw. utracone korzyści, czyli wszystko to, co druga strona mogłaby otrzymać, gdyby szkoda nie nastąpiła - na przykład utracone zarobki.

Bardzo często strony wprowadzają też dodatkowe zabezpieczenie związane z odstąpieniem od umowy czy niewywiązaniem się z jej postanowień, jakim jest kara umowna. To o tyle dobre rozwiązanie, że znacznie ułatwia dochodzenie należnej kwoty. W końcu to strony dobrowolnie wprowadziły do umowy taki zapis i zaakceptowały wysokość kary. Mimo wszystko istnienie kary umownej nie gwarantuje jeszcze, że dłużnik zawsze zapłaci ją w tej konkretnej wysokości. Może bowiem wystąpić do sądu z wnioskiem o jej obniżenie. Najczęściej będzie to mieć miejsce w sytuacji, gdy w dużej mierze wywiązał się z umowy, a wysokość kary jest tym samym zdecydowanie za wysoka w stosunku do strat poniesionych przez drugą stronę