Własna skrzynka pocztowa – czy to rozwiązanie lepsze od darmowych skrzynek, takich jak Gmail czy Outlook?
Adres zameldowania, zamieszkania, korespondencyjny, adres poczty elektronicznej. Poczta e-mail to już tak naturalny element codziennej rzeczywistości, że emocje, jakie towarzyszą powiadomieniu o otrzymaniu nowej wiadomości bohaterom filmu „Masz wiadomość” z Meg Ryan i Tomem Hanksem z 1998 roku budzą uśmiech nostalgii u współczesnych widzów. Dość powiedzieć, że obecnie funkcjonuje około 4 miliardów skrzynek mailowych, a dziennie wysyła się… około 269 miliardów (!) wiadomości (choć połowa z nich to spam). Jak szacuje firma Radicati Group, przeciętny pracownik otrzymuje blisko 120 wiadomości, a sam wysyła około 40.
Czy własna skrzynka pocztowa jest potrzebna? W końcu taki Gmail jest darmowy…
Poczta elektroniczna to nieodłączny element życia pracownika korporacji, równie istotna jak Excel, PowerPoint i ekspres do kawy. E-maile już dawno pełnią rolę komunikatora, zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego. W tej formie przełożeni informują pracowników o zadaniach, wydają polecenia i zapraszają na firmowe spotkania. To również jedna z podstawowych form komunikacji z klientami, od dokonywania zleceń, przez umawianie spotkań, po zawieranie umów. Zalety poczty elektronicznej docenia również coraz bardziej administracja publiczna, a nawet sądownictwo. Mówiąc krótko: bez e-maila ani rusz.
To oznacza, że sprawne funkcjonowanie poczty elektronicznej (zwłaszcza tej firmowej) to absolutna podstawa funkcjonowania zarówno korporacji zatrudniającej setki tysięcy pracowników na całym świecie, jak i jednoosobowej działalności gospodarczej. Te pierwsze od zawsze korzystają z dedykowanych rozwiązań, własnych serwerów i informatyków obsługujących infrastrukturę odpowiedzialną za „firmową pocztę”. Ale mniejsze firmy, ze zrozumiałych względów, stawiają na różne rozwiązania.
Część przedsiębiorców decyduje się na to, co dobrze znają ze swojego prywatnego życia: darmowe skrzynki, takie jak np. popularny Gmail. Gmail ma niewątpliwie wiele zalet. Jest szybki. Ma wygodny interfejs i doskonałe aplikacje na smartfony. No i należy do firmy, która oferuje cały ekosystem produktów, z systemem Android na czele. A skoro przedsiębiorca ma smartfona z Androidem, kopię zapasową danych trzyma w chmurze Google, korzysta ze świetnych Map Google, to czemu nie miałby korzystać z Gmaila jako podstawowej skrzynki pocztowej również w firmie? To całkiem wygodne rozwiązanie.
Gmail jak ołówek z Ikei – darmowy, ale nie zawsze dobry
Gorzej to wygląda z perspektywy klienta, który raczej oczekuje od firmy, której zamierza zapłacić za towar czy usługę czegoś bardziej profesjonalnego, niż adresu darmowej poczty w domenie @gmail.com. To tak, jakby w rękach architekta zobaczyć darmowe ołówki z Ikei. Skrzynka we własnej domenie – tej samej, która jest adresem strony internetowej firmy – wygląda po prostu profesjonalnie. To o tyle istotne, że w czasach ogromnej konkurencji w każdej branży dbałość o szczegóły i wizerunek przedsiębiorstwa to podstawa.
A trudno mówić o profesjonalizmie, jeśli korespondencja z klientem będzie czytana nie tylko przez szefa czy pracowników firmy, ale i Google. Jak wprost informuje Google w Warunkach korzystania z usług:
Nasze automatyczne systemy analizują treść (w tym wiadomości e-mail) w celu oferowania spersonalizowanych funkcji usług, takich jak wyniki wyszukiwania, reklamy indywidualne i wykrywanie spamu oraz złośliwego oprogramowania. Tę analizę przeprowadzamy podczas wysyłania, odbierania oraz zapisywania treści.
Ceną, jaką użytkownik Gmaila płaci za wygodę korzystania z usługi, są zatem dane gromadzone na serwerach Google, podlegające nieustannej analizie. Co zatem pomyśli sobie o firmie klient świadomy, że jego korespondencja nie będzie w pełni poufna?
Rozwiązaniem jest własna skrzynka pocztowa
Jeśli zatem zależy nam na poufności, lepszym rozwiązaniem (zwłaszcza dla firm) będzie własna skrzynka pocztowa. Nie jest to co prawda usługa bezpłatna – nie jest to jednak w żadnej mierze wydatek wygórowany. Już nawet poniżej 10 złotych miesięcznie u niektórych dostawców otrzymujemy na przykład:
- własną domenę,
- 100 GB przestrzeni dyskowej na stronę www,
- 10 kont e-mail o pojemności 5 GB każda.
Jak widać, koszt takiej inwestycji jest znikomy nawet dla drobnego przedsiębiorcy. Zyskujemy zaś nie tylko „lepiej wyglądającą” pocztę elektroniczną, ale i pewność, że dane nasze oraz naszych klientów będą spełniały najwyższe kryteria ochrony danych osobowych. W szczególności nasza korespondencja nie będzie czytana przez Google. Lokalizacja serwerów w Europie gwarantuje zaś zgodność z wymogami RODO.
Inwestując we własną skrzynkę pocztową można też pomyśleć o dalszym rozwoju – np. zastąpieniu darmowych pakietów biurowych (takich jak popularny Open Office) oprogramowaniem Microsoft Office 365, opłacanym tak jak abonament za telefon. Korzystając z odpowiednich narzędzi Microsoftu możemy na przykład bez większego wysiłku wdrożyć w firmie oprogramowanie do zarządzania zadaniami czy nawet umieścić na stronie internetowej formularz do umawiania spotkań (Microsoft Bookings). Własna skrzynka pocztowa to wreszcie możliwość korzystania z usługi Microsoft Exchange, czyli poczty, kalendarza i kontaktów w jednym.
Poczta elektroniczna to podstawowe narzędzie współczesnego biznesu – kto wie, czy nie ważniejsze, niż telefon. A skoro tak, to nie warto oszczędzać tych kilku groszy na „darmowe” rozwiązania.
