Rozliczanie faktur na przełomie roku. Co zrobić z fakturą ze stycznia, która dotyczy zeszłego roku?

Przedsiębiorca rozliczający się za pomocą Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów może wybrać dwie metody ujmowania wydatków. Najpopularniejsza z nich to metoda kasowa, gdzie koszty ujmowane są w momencie ich poniesienia. Druga z nich to metoda memoriałowa, przy której istotniejsze jest to, którego roku dotyczy wydatek, a nie to, w jakim momencie został udokumentowany.

Metoda kasowa ułatwia sprawę, gdy chodzi o rozliczanie faktur dotyczących zeszłego roku

Praktycznie każdy mały przedsiębiorca jako sposób rozliczania kosztów przyjmuje metodę kasową. Jest ona uregulowana przez art. 22 ust. 4 ustawy o podatku od osób fizycznych i mówi, że:

Łączy się to z art. 22 ust. 6B tej samej ustawy, który wskazuje, że

Oznacza to, że jeżeli firma otrzyma w styczniu 2021 roku fakturę za usługi telekomunikacyjne z grudnia 2020 roku, to mimo tego, że koszt dotyczy zeszłego roku, należy rozliczyć go już w 2021 roku.

Jest to więc zgodne z ustępem 6, ponieważ faktura została wystawiona w nowym roku. Dopóki faktura nie została wystawiona, to nie było fizycznie możliwości, by dany koszt za usługę telekomunikacyjną był już poniesiony.

Rozliczanie faktur na przełomie roku jest łatwiejsze w przypadku podatku VAT niż PIT

W przypadku podatku VAT nie ma tutaj zbyt wielu problemów, jeżeli chodzi o datę ujmowania faktury. Tutaj bowiem zastosowanie mają standardowe przepisy i nie ma znaczenia, że mamy do czynienia z przełomem roku. Oznacza to, ze skoro faktura została wystawiona w styczniu, to zaksięgowana do VAT też będzie w styczniu.

W metodzie kasowej jedynym wyjątkiem jest zakup towarów. W tym wypadku zastosowanie ma par. 16 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który mówi, że jeżeli otrzymaliśmy towary lub materiały podstawowe, zanim udokumentowane zostały fakturą, to musimy je ująć w kosztach w momencie otrzymania.

Oznacza to, że jeżeli towar zjechał do nas 31 grudnia, a fakturę otrzymamy za niego 4 stycznia, to powinniśmy przygotować dokument, w którym ujmiemy co i w jakich ilościach, o jakich wartościach zjechało i w kosztach ująć do starego roku. W przypadku podatku VAT, rozliczenie zostanie ujęte w styczniu, w miesiącu, w którym wystawiona została faktura.

Przedsiębiorstwa wybierające metodę memoriałową muszą liczyć się z większymi problemami. Tutaj koszty należy ujmować w PKPiR w okresie, którego dotyczą

Przy metodzie memoriałowej, która jest bardziej skomplikowana niż kasowa, koszty należy podzielić na te pośrednie i bezpośrednie. Bezpośrednie to takie, które dotyczą podstawowej działalności. Będą to przede wszystkim towary handlowe, materiały niezbędne do produkcji czy wynagrodzenia pracowników produkcyjnych. Pośrednie to wszelkie inne, które są związane z prowadzoną firmą. Mogą to być faktury za telefon, czynsz najmu biura czy opłata za usługi księgowe.

W przypadku kosztów bezpośrednich musimy je ująć w roku, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Oznacza to, że jeżeli mamy fakturę za dany towar, to jej wartość będzie stanowiła koszty, dopiero gdy dany towar zostanie sprzedany. Nie ma tutaj znaczenia czy faktura za zakup była w starym, czy już w nowym roku, ujęta musi być w tym okresie, w którym nastąpiła sprzedaż.

Inaczej jest, gdy mamy wydatki pośrednie. Tutaj istotne jest jakiego okresu konkretnie dotyczy dany wydatek. Jeżeli na fakturze za usługi telekomunikacyjne, wystawionej w styczniu 2021 roku mamy rozliczone rozmowy wykonane w grudniu 2020 roku, to wartość tej faktury powinna być ujęta w roku 2020.

Jednak gdy na fakturze lub rachunku znajdą się koszty, które wykraczają poza jeden okres podatkowy, to wtedy należy je rozliczyć proporcjonalnie. Przykładowo, otrzymując w styczniu 2021 roku fakturę za energię elektryczną za listopad, grudzień i styczeń, z której nie wynika jasno jakie było zużycie prądu w poszczególnych miesiącach, należałoby ją podzielić na trzy i zaksięgować 2/3 do roku 2020, a 1/3 do 2021.