Nie trzy lata, a minimum dziesięć. Tak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika

Firma Praca Prawo dołącz do dyskusji (1) 07.12.2021
Nie trzy lata, a minimum dziesięć. Tak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika

Patryk Wieczyński

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. To dzięki niej wiadomo, ile przepracował pracownik w ciągu miesiąca. Co jednak zrobić z tego typu dokumentami, kiedy rozstaniemy się z pracownikiem? Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to jedna z najistotniejszych dokumentacji, jakie pracodawca gromadzi na temat pracowników. Jej celem jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia zatrudnionego. Żeby to było możliwe, to są tam ujmowane wszelkie informacje, dotyczące tego, ile dokładnie godzin w okresie rozliczeniowym przepracował pracownik. To właśnie na niej ujęte są z jednej strony powody nieobecności zatrudnionego, ale też to z niej będzie wynikało, jeżeli przepracuje on np. za dużo godzin w danym miesiącu i będzie mu się należał dodatek za nadgodziny.

Często ewidencja czasu pracy jest mylona z listą obecności. Jednak ta druga jest dokumentem jedynie pomocniczym, na którym nie należy np. pisać powodu nieobecności pracownika. Tym samym nie da się na bazie samej listy obecności wypłacić poprawnie wynagrodzenia, nie wiedząc, czy pracownik nie był w pracy przez kilka dni z powodu urlopu, choroby czy np. wezwania na rozprawy sądowe. A każda z tych absencji jest inaczej wynagradzana.

O tym, co musi znajdować się w ewidencji czasu pracy, mówi § 6 rozporządzenia Ministra Pracy w sprawie dokumentacji pracowniczej:

Ewidencja czasu pracy, zawiera informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbie godzin nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy? Już nie trzy lata, a minimum dziesięć

Wcześniej przyjmowało się, że taką ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez minimum trzy lata od momentu ustania zatrudnienia pracownika. Nie wynikało to z żadnych szczegółowych przepisów, a z faktu, że po takim okresie ustawało prawo do roszczeń ze strony zatrudnionego.

Obecnie jednak mamy już przepisy, które dość jasno określają, że ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez okres 10 lat. Wynika to z art. 94 Kodeksu Pracy, który w punkcie 9b mówi, że pracodawca jest obowiązany:

przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Ewidencja czasu pracy została zaś uznana we wspomnianym powyżej rozporządzeniu Ministra Pracy jako dokumentacja ściśle związana ze stosunkiem pracy, dlatego jej okres przechowywania powinien być taki sam jak np. teczki osobowej, którą prowadzi pracodawca.

Dla pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem ewidencję czasu pracy należy przechowywać nawet pół wieku

Okres 10 lat dotyczy przede wszystkim pracowników, którzy zostali zatrudnieni nie wcześniej niż przed 1 września 2019 roku. To właśnie bowiem w ich przypadku zastosowany został krótszy termin przechowywania dokumentacji pracowniczej.

W przypadku pozostałych zatrudnionych czas ten wydłuża się do 50 lat. Skrócony może on być do 10 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony między 31 grudnia 1998 roku, a 1 stycznia 2019 roku. Ale by tak się stało, trzeba wysłać do ZUS-u specjalne raporty za każdego z pracowników. Dla tych, którzy umowy podpisali przed 31 grudnia 1998 roku, już takiej opcji nie ma i ich dokumentację nadal trzeba trzymać 50 lat. Wydaje się więc, że w takich przypadkach także i ewidencję czasu pracy należy przechowywać nawet pół wieku.

Elektronicznie czy papierowo, ważne by ewidencję mieć i w każdej chwili móc zaprezentować

Ewidencja czasu pracy jest o tyle istotna, że po latach, kiedy na przykład były pracownik postanowi dochodzić w sprawie roszczeń o niezapłacone, a przepracowane godziny nadliczbowe to taki dokument może stanowić dowód w sprawie. A jako że pracodawca jest zobowiązany go prowadzić, to przyznanie przed sądem, że się go nie posiada, będzie niekorzystne dla zatrudniającego.

Wiele firm prowadzi ewidencję czasu pracy w sposób elektroniczny i nie drukuje kart za poszczególne miesiące, lecz ma do nich zawsze dostęp poprzez program. Wydaje się, że nie ma obowiązku by je drukować, po tym jak pracownik się zwolni. Zwłaszcza że nie są one podpisywane przez pracownika, a jedynie musi być zawsze możliwość, by zatrudniony do nich zajrzał. W gestii przedsiębiorcy jest więc to, czy będzie wolał je przechowywać papierowo, czy elektronicznie. Najważniejsze, by robił to minimum 10 lat.