Jeżeli na bieżąco nie kontrolujemy prowadzonej ewidencji czasu pracy, późniejsze udowodnienie wykonywania zadań w godzinach nadliczbowych może być trudne. Nie oznacza to jednak, że w przypadku zaniedbań lub celowego działania szefostwa, wypłata zaległych nadgodzin jest nierealna. Wręcz przeciwnie – brak ewidencji czasu pracy otwiera szereg możliwości na udowodnienie swoich racji przed sądem.
Ewidencja czasu pracy ma kluczowe znaczenie – nieprawidłowości skutkują wysokimi karami
Wykonywanie zadań w godzinach nadliczbowych to zwykle spora uciążliwość wiążąca się ze skróceniem wypoczynku, a zatem i prawa do bycia „offline”. Nic dziwnego, że za pracę ponad normę pracodawca musi zatem zapłacić dodatkowo. Problem rodzi się wtedy, gdy pomimo upomnień wypłata zaległych nadgodzin nie następuje. W takim przypadku pracownik powinien zainteresować się tym, jak wygląda jego ewidencja czasu pracy. Pracodawca udostępnia ją na każde zgłoszone żądanie.
Ewidencja czasy pracy jest to jeden z podstawowych dokumentów, którego właściwe prowadzenie musi zapewnić pracodawca. To źródło wiedzy o liczbie przepracowanych godzin, liczbie godzin pracy w porze mocnej, a także ewentualnych godzinach nadliczbowych. Stąd też zgodnie z przepisami pracodawca jest obowiązany do jej przechowywania aż przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu.
W przypadku nieprzechowania dokumentacji kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1.000 do nawet 30.000 złotych. Z kolei fałszowanie ewidencji stanowi przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów i podlega karze od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności.
Ewidencji brak – czy wypłata zaległych nadgodzin jest możliwa?
Ukaranie pracodawcy nie rozwiązuje jednak problemu pracownika domagającego się wypłaty zaległych nadgodzin. Czy zatem w sytuacji, gdy przełożeni nie wypełniają jednego z podstawowych obowiązków nadal możliwe jest udowodnienie pracy ponad przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy? Jak najbardziej. Jak wynika z orzecznictwa sądów brak prowadzenia ewidencji czasu pracy to bardziej problem pracodawcy niż pracownika.
W sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, zgodnie z którą powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie (art. 3 i art. 232 k.p.c. oraz art. 6 k.c.), z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy implikuje niekorzystne dla niego skutki, gdy pracownik udowodni swe twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy.
postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 24 maja 2023 roku, sygn. akt I PSK 71/22
Tym samym można stwierdzić, że rzetelnie prowadzona ewidencja czasu pracy jest doskonałym narzędziem obrony dla pracodawcy. Jeśli jednak przedsiębiorca nie przedstawia stosownej dokumentacji w tym zakresie, musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami w postaci udowodnienia swoich racji przez pracownika we wszelki możliwy sposób.
Prywatne notatki, zeznania świadków, monitoring. Pracownik może używać wszelkich dowodów na pracę w nadgodzinach
Jednym z najlepiej ocenianych przed sądem dowodów są te osobowe, a więc zeznania świadków oraz przesłuchanie stron. Pracownik domagający się wypłaty zaległych nadgodzin powinien zatem potrafić precyzyjnie opisać z czego wynikała praca w godzinach nadliczbowych, jakie wykonywał wtedy obowiązki, a przede wszystkim, czy pracodawca wiedział o takiej sytuacji. Do skutecznego dochodzenia zapłaty za przepracowane nadgodziny niezbędna jest bowiem choćby domniemana zgoda pracodawcy na wykonywanie obowiązków ponad ustalone normy.
Świetnym pomysłem będzie powołanie na świadków kolegów z pracy. To oni jako osoby bezstronne mogą zaświadczyć, że dany pracownik z pewnością pracował więcej niż 8 godzin dziennie. Bardzo istotne jest jednak, by potrafili oni umiejscowić w czasie wykonywanie nadgodzin. Być może sami świadczyli pracę w jakimś konkretnym „gorącym okresie” w zakładzie.
Pomocne w postępowaniu przed sądem mogą okazać się prywatne zapiski w kalendarzu, czy notesie. Ich znaczenie jako dokumentów prywatnych nie jest jednak aż tak silne. Coraz częściej dowodem na pracę w nadgodzinach jest za to monitoring oraz prowadzony przez pracodawcę elektroniczny system wejść i wyjść.
Możliwości dowodowe przed sądem pracowników w przypadku braków w ewidencji czasu pracy są zatem naprawdę spore. Warto je wykorzystywać, gdyż w procesie cywilnym to w szczególności powód, a więc pracownik powinien dostarczać dowodów na udowodnienie swoich racji. Bez nich nawet najbardziej zasadne roszczenie nie ma szans na sukces w sądzie.
