Przełom roku to dla pracodawcy nie tylko czas podsumowań, dokonywania analiz czy sporządzania planów mających poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa w kolejnych miesiącach. To także liczne obowiązki związane z przepisami prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i socjalnych.
Kwestia urlopów
Obowiązki pracodawcy na przełomie roku związane są między innymi z urlopami dla pracowników. Po pierwsze, przed rozpoczęciem lub na początku roku kalendarzowego powinien zostać sporządzony plan urlopów. Z obowiązku tego zwolniony będzie pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa lub gdy wyrazi ona zgodę na brak takiego planu. Przy sporządzaniu planu urlopów brane pod uwagę powinny być wnioski pracowników, a jednocześnie konieczność zadbania o normalny tok pracy w zakładzie pracy.
Koniec roku to także czas rozliczenia się z pracownikiem odnośnie wykorzystanego urlopu. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w roku, w którym pracownik nabywa do niego prawo. Jeśli wszystkie przysługujące dni nie zostaną wykorzystane w danym roku kalendarzowym wykorzystanie zaległego urlopu możliwe jest do końca września następnego roku.
Obowiązki pracodawcy na przełomie roku dotyczące dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia ubiegłego roku zmieniły się przepisy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy zyskali możliwość dokonania wyboru, czy prowadzenie i przechowywania dokumentacji pracowniczej ma się odbywać w formie papierowej czy elektronicznej. Do 31 grudnia musieli jednak ujednolicić system prowadzenia dokumentacji. Oznacza to, że obowiązku pracodawcy na przełomie roku 2019/2020 obejmują dostosowanie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej tak, by były one w całości zgodne z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej i jej elektronizacji.
Korekta odpisu na ZFŚS
Obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczy pracodawców zatrudniających według stanu na 1 stycznia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełny etat. Podstawą naliczania odpisu na ZFŚS jest przeciętna planowana w danym roku liczba zatrudnionych pracowników skorygowana na końcu roku do faktycznie przyjętej liczbie pracowników.
Do 31 grudnia danego roku pracodawca ma więc obowiązek dokonać korekty odpisu na ZFSŚ. W tym celu powinien najpierw ustalić przeciętne zatrudnienie w danym roku, a następnie określić wysokość odpisu na ZFŚS na podstawie faktycznego zatrudnienia. Naliczenie odpisu na ZFŚS dokonywane jest przy uwzględnieniu przeciętnej liczby zatrudnionych. Jest to liczba osób obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny etat. Aby określić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym sumowana jest przeciętna liczba zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a uzyskany wynik dzieli się następnie przez 12.
Po porównaniu należnego odpisu z wysokością odpisu odprowadzanego do tej pory na konto ZFSŚ pracodawca będzie mógł określić, czy odprowadzany odpis był za niski, czy za wysoki. Pierwsza sytuacja będzie miała miejsce, gdy przeciętna faktyczna liczba zatrudnionych przewyższa zaplanowaną. W takiej sytuacji obowiązkiem pracodawcy na przełomie roku będzie wpłacenie niedopłaty na konto ZFSŚ do 31 grudnia. Jeśli natomiast ma miejsce sytuacja odwrotna – faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest niższa niż przewidywana – w 2020 roku pracodawca będzie mógł odprowadzić odpis pomniejszony o dokonaną nadpłatę.
Podwyżka płacy minimalnej
Obowiązki pracodawcy na przełomie roku związane są także z podwyższeniem płacy minimalnej. Od 1 stycznia 2020 roku wynosi ona 2.600,00 zł brutto w stosunku do pracowników zatrudnionych na pełen etat. Tym samym do obowiązków pracodawcy należy dokonanie przeglądu płac w firmie i upewnienie się, że zapewnione zostało ustawowe minimum. Podwyżka będzie mogła polegać na zwiększeniu kwoty wynagrodzenia zasadniczego, jak również na przyznaniu dodatku wyrównawczego.
Pracownicy z najdłuższym stażem zatrudnienia będą mogli liczyć na podwyższenie wynagrodzenie ze względu na kolejną zmianę przepisów. Od 1 stycznia 2020 roku dodatek stażowy zostanie wyłączony ze składników wynagrodzenia, które uwzględnia się przy obliczaniu płacy minimalnej.
