Nasze prawo jest gotowe na podpis elektroniczny. Czym jest i dlaczego warto zacząć go stosować?

W powszechnym mniemaniu nie ma większego waloru autentyczności niż własnoręczny podpis pod jakimkolwiek dokumentem. To oczywiście prawda, chociaż ustawodawca zdaje sobie sprawę, że samo złożenie podpisu nie zawsze jest w pełni wystarczające i doskonałe. W końcu podpis własnoręczny to nic innego jak znak graficzny, który wcale nie jest tak trudno podrobić. Do tego wszystkiego trzeba dodać cyfrową rzeczywistość, w której większość dokumentów i tak jest wysyłana elektronicznie, a co za tym idzie, bez podpisu.

Podpis elektroniczny - co to jest?

Oczywiście sporządzenie dokumentu w edytorze, a następnie podpisanie go w stopce swoim imieniem i nazwiskiem nie wystarczy, żeby uznać go za prawdziwy. Do tego potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie, które dodatkowo przesądzi o autentyczności podpisu. To właśnie jest podpis elektroniczny, chociaż sama nazwa jest bardziej potoczna i jest zbiorczym określeniem na ogół narzędzi służących do poświadczania autentyczności dokumentów w formie elektronicznej. Kluczowe jest tu rozróżnienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz niekwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

W rozporządzeniu  używa się określenia zaawansowany podpis elektroniczny. To ten właściwy podpis, a skutki jego stosowania są ściśle określone w prawie. Rozporządzenie eIDAS szczegółowo określa wymagania dla tego rodzaju podpisu, którymi są:

Taki podpis może być wydawany wyłącznie przez upoważnione do tego podmioty. Rejestr dostawców usług zaufania prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji. Tylko podmioty z tej listy mają prawo wydawania certyfikatów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. To niezwykle istotne, ponieważ skutki wywołane przez kwalifikowany podpis elektroniczny są bardzo daleko idące.

Niekwalifikowany podpis elektroniczny

To każdy inny podpis elektroniczny. Dla jego ważności nie są wymagane certyfikaty, ponieważ wywołuje on jedynie takie skutki, jakie przewidziały strony danej umowy.

Podpis elektroniczny - podstawa prawna

Podpis elektroniczny jest regulowany przed dwa zasadnicze akty prawne. Jest to ustawa o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2006 roku, oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego 910/2014, zwane rozporządzeniem eIDAS. Ustawa zresztą bezpośrednio się do niego odwołuje i jest jego implementacją w naszym porządku prawnym. Do tego dochodzą rozporządzenia regulujące techniczne aspekty podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny - skutki prawne

Podpis elektroniczny jest cyfrowym odzwierciedleniem własnoręcznego podpisu na dokumencie. Oczywiście nie w sensie graficznym, a pod względem wywoływanych przez niego skutków. Rozporządzenie eIDAS stanowi, że kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje skutki takie same, jak podpis złożony własnoręcznie.

Potwierdzenie tej zasady znajduje się w art. 78(1) kodeksu cywilnego, który zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym.

Jasno wynika z tego, że odbiorca takiego pisma (nawet wysłanego za pomocą e-mail) nie może zasłaniać się tym, że dostał niepodpisany dokument. Wywołuje ono wszystkie wymagane prawem skutki. Od tej zasady nie ma żadnych wyjątków. Dla ważności takiego podpisu wymagane jest jedynie posiadanie aktualnego certyfikatu w momencie podpisywania dokumentu. Podpis nie traci swoich walorów po tym, jak posiadacz certyfikatu nie przedłuży jego ważności.

Nieco inaczej wyglądają skutki użycia podpisu niekwalifikowanego. Te są wiążące wyłącznie dla stron danej umowy i tylko one mogą się na nie powoływać.

Podpis elektroniczny powoli znajduje również zastosowanie w sądownictwie. Naczelny Sąd Administracyjny już w 2012 roku wydał orzeczenie, w którym dopuścił używanie tego rodzaju podpisu w kontakcie z sądami administracyjnymi. Nieco inaczej wygląda składanie dokumentów w sądach powszechnych. Wciąż trwają prace nad stworzeniem elektronicznego biura podawczego, dzięki któremu podsądni będą mogli w ten sposób korespondować z sądem. Sąd przez internet to wciąż kwestia  przyszłości.

Na razie wygoda z korzystania z tej formy identyfikacji jest przeznaczona dla wszystkich innych obszarów życia. Niemniej jednak nieunikniona, ponieważ coraz większa ilość spraw załatwiamy właśnie w formie elektronicznej.